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FAQs - für Lehrende & Mitarbeitende / for lecturer & employees

Informationen und schnelle Hilfe bei Problemen mit ILIAS / Information and quick help with problems with ILIAS

Tabok

Fragen und Antworten zu ILIAS
Kontakt:
1 Anmeldung & Passwort
1.1| Neuanmeldung

Alle Mitarbeiter*innen erhalten vom Rechenzentrum der Universität zu Köln (RRZK) einen Personal-Account. Nachdem das RRZK Ihren Account angelegt hat, erhalten Sie zur Freischaltung Ihres Personal-Accounts zwei Briefe: Ein Brief enthält das PKZ (persönliches Kennzeichen) und ein anderer Brief Ihre PIN (persönliche Identifikationsnummer). Hier finden Sie eine Anleitung zur Freischaltung Ihres Accounts.

Falls Sie diese PIN nicht mehr finden, wenden Sie sich bitte an das RRZK. Infos finden Sie auf der Personal-Account Webseite des RRZKs.    
 
Während der Neuanmeldung auf ILIAS: Akzeptieren Sie die Nutzungsregeln und vervollständigen Sie ggf. Ihr Profil. Ihr ILIAS-Account wird nach dem Speichern sofort aktiviert. Manchmal kann es etwas dauern, ehe Sie Ihren ILIAS-Account nutzen können. Sollten Sie sich 24 Stunden nach der Freischaltung immer noch nicht in ILIAS einloggen können, senden Sie uns gerne eine Supportanfrage – am besten über unser Supportformular.

1.2| Benutzernamen vergessen?

Während der Einrichtung Ihres Personal-Accounts wurde Ihnen vom Identitätsmanagement des RRZK ein Account-Name erstellt. Diese Kombination aus Ihrem Familiennamen sowie dem Anfangsbuchstaben Ihres Vornamens verwenden Sie auch für ILIAS. Wenn Sie Ihre Uni-Mail-Adresse kennen, ist ihr Benutzername wie folgt auszulesen: "mmuster1@uni-koeln.de" wird zum Benutzernamen "mmuster1".
 
Die Verwaltung läuft ebenfalls über das RRZK, sodass Sie sich bei Problemen mit Ihrem Account an das RRZK wenden müssen. Haben Sie Ihren Benutzernamen vergessen? Dann wenden Sie sich bitte ebenfalls an das RRZK-Helpdesk.

1.3| Passwort vergessen?

Ihr ILIAS-Passwort läuft über Ihren Personal-Account. Die Personal-Accounts werden vom RRZK verwaltet und sind über ein Identitäts-Management-System verbunden. Leider können wir Ihr Passwort daher weder einsehen noch ändern. Das Passwort können Sie selbst nur über das Identitätsmanagement System des RRZK zurückzusetzen. Gelingt Ihnen dies nicht selbstständig, wenden Sie sich bitte an das RRZK.

1.4| Anmeldung trotz korrekter Zugangsdaten nicht möglich?

Sie geben Ihren korrekten Benutzernamen sowie das korrekte Passwort ein, aber können sich dennoch nicht einloggen? Oder erscheint die Meldung „Die Authentifizierung konnte wegen eines Fehlers im Anmeldungsverfahren (LDAP) nicht durchgeführt werden“? Hiervon sind vor allem die Benutzer*innen von Apple-Geräten betroffen, insbesondere in Kombination mit Safari. Der Wechsel auf einen Browser wie Mozilla, Chrome oder Edge konnte das Problem bereits mehrfach lösen. Zusätzlich kann es hilfreich sein, die alten Cookies zu löschen.

Schritt 1: Löschen Sie die alten Cookies aus ihrem Browser (Anleitung unter Praxistipps).
Schritt 2: Aktualisieren Sie Ihren Browser.
Schritt 3: Versuchen Sie eine erneute Anmeldung.
 
 Wenn Sie sich danach immer noch nicht einloggen können, senden Sie uns gerne eine Supportanfrage.

2 Kurs- und Gruppen-Administration (Kurse und Gruppen erstellen, Mitglieder hinzufügen und Kurse online stellen)
2.1|Wie erscheinen die Kurse in ILIAS? Die Schnittstelle zwischen ILIAS KLIPS

ILIAS ist mit verschiedenen Systemen der Universität zu Köln verbunden. Eines davon ist KLIPS. Die Verbindung von ILIAS und KLIPS ermöglicht einen automatisierten Transfer Ihrer in KLIPS erstellten Veranstaltungen zu einem ILIAS-Kurs. Diese KLIPS/ILIAS-Schnittstelle legt entsprechend der in KLIPS vorliegenden Baumstruktur in ILIAS Kurshüllen an und überträgt in einer nächtlichen Synchronisation Dozierende, ILIAS-Verantwortliche und Teilnehmende. Kurstitel und Lehrveranstaltungsnummer werden ebenfalls übertragen. Anleitungen, wie Sie Ihre Lehrveranstaltungen in KLIPS anlegen, finden Sie auf der Webseite des KLIPS-Supports: „Applikation LV-Erhebung des KLIPS Supports“. Wenn Sie bei der Kurserstellung Hilfe benötigen, können Sie gerne eine Supportanfrage an den KLIPS-Support stellen.

2.2|Semesterbeginn: Wann erscheinen die in KLIPS angelegten Kurse in ILIAS?

Die Kurse für das kommende Semester erscheinen ca. 6 Wochen vor Beginn der Vorlesungszeit in ILIAS.

2.3|Synchronisation der Daten zwischen KLIPS und ILIAS

Nachdem die ILIAS-Kurse angelegt wurden, werden sie jede Nacht mit den Daten aus KLIPS abgeglichen. Aktualisierungen in KLIPS sind somit in der Regel am nächsten Tag in ILIAS sichtbar. Die Schnittstelle zwischen KLIPS und ILIAS läuft immer nachts ab 3 Uhr. Zu Beginn des Semesters kann der komplette Abgleich hierbei bis in die Morgenstunden dauern.

2.4| Kursadministrator*innen festlegen

Alle Personen, die in KLIPS als Vortragende für eine Lehrveranstaltung eingetragen sind, werden automatisch ILIAS-Kursadministrator*in. Gleichzeitig können Sie weitere Personen als Betreuende eintragen. Es werden sowohl Vortragende als auch Betreuende in ILIAS zu Kursadministrator*innen. Wenn Sie Ihre Tutor*innen als Tutor*innen und nicht als Kursadministratoren einfügen möchten, so können Sie dies in ILIAS über den Reiter „Mitglieder“ vornehmen (s. 2.5 „Tutor*innen festlegen und der Unterschied zwischen KLIPS und ILIAS Tutor*innen“).

Hinweis: Wenn Sie einen KLIPS-Kurs anlegen und für Vortragende oder Betreuende bei Lehrverpflichtung den Wert „0 SWS“ eingeben, werden die Administrator*innen nicht nach ILIAS übertragen. Denn 0 SWS bedeuten keine Lehrverpflichtung innerhalb dieser Veranstaltung. Es reicht, wenn Sie unter SWS eine "0,01" eingeben. Die Schnittstelle arbeitet übrigens mit der in KLIPS eingetragenen E-Mail-Adresse. Wenn Sie also Vortragende oder Betreuende hinzufügen, die in KLIPS Ihre E-Mail-Adresse nicht eingetragen haben, werden diese ebenfalls nicht nach ILIAS übertragen.

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Veränderungen in KLIPS vornehmen können, wenden Sie sich bitte an den KLIPS-Support: Supportanfrage zu KLIPS 2.0 stellen.

2.5| Tutor*innen festlegen und der Unterschied zwischen KLIPS und ILIAS Tutor*innen

Wenn Sie einer Lehrveranstaltung neben den Lehrenden noch ILIAS-Tutor*innen zuordnen möchten, dann können (und müssen) Sie dies direkt in ILIAS machen. In KLIPS hinzugefügte Betreunde/Verantwortliche werden als Administrator*innen in den ILIAS-Kurs übertragen (s. KLIPS Anleitung).

Um ILIAS-Tutor*innen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: ILIAS-Tutor*innen können Sie direkt in Ihrem ILIAS-Kurs hinzufügen.
Schritt 2: Rufen Sie Ihren Kurs auf und öffnen Sie den Reiter "Mitglieder".
Schritt 3: Geben Sie in das Texteingabefeld "Benutzer" den Benutzernamen ein.
Schritt 4: Wählen Sie im Auswahlmenü rechts neben dem Suchfeld "Kurstutor" aus.
Schritt 5: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
 
Um Sie Schritt für Schritt anzuleiten, haben wir Ihnen ein Handout erstellt. Hier erfahren Sie nicht nur, wie Sie ILIAS-Tutor*innen hinzufügen können, sondern auch, worin die Unterschiede zwischen Administrator*innen und Tutor*innen liegt. Download der "Kurzanleitung Tutor*innen".

2.6| Gruppen für ILIAS-Kurs in KLIPS erstellen

Gruppen, die Sie in der KLIPS-Lehrveranstaltung erstellen, werden auch so im ILIAS-Kurs abgebildet. Hinweis: Die Standardgruppe wird nicht als Gruppe angelegt, sondern aus ihr wird der ILIAS-Kurs. Sie legen also innerhalb ihrer Lehrveranstaltung in KLIPS weitere Gruppen an. Die Studierenden geben während der Anmeldung zur Lehrveranstaltung an, welche Gruppe bevorzugt werden soll. Innerhalb eines Reihungsverfahren werden in KLIPS dann die Studierenden einer Gruppe zugewiesen. Zur Erstellung von Gruppen finden Sie eine Anleitung in der KLIPS-Online-Hilfe unter "Lehrveranstaltungsgruppen erstellen und verwalten". Eine Anleitung, wie Sie die Gruppen-Administrator*innen bzw. Tutor*innen in KLIPS eintragen können, finden Sie ebenfalls in der KLIPS-Online-Hilfe unter "ILIAS-Admin weiteren LV-Gruppen zuordnen". Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung der KLIPS-Gruppen benötigen, können Sie gerne eine Supportanfrage an den KLIPS 2.0 stellen

Beachten Sie bitte, dass Sie keine Sonderzeichen wie „<, >, #, \, `,´ oder &“ für die Gruppennamen verwenden. Dies kann zu Problemen während des Transfers führen.

Nachdem Ihre Gruppen in ILIAS angelegt wurden, sollten Sie den Gruppennamen in KLIPS nicht mehr ändern. Eine Änderung im Gruppennamen ist technisch so, als würden Sie eine gänzlich neue Gruppe anlegen. Ihre alten Gruppen in ILIAS werden also nicht automatisch umbenannt, sondern es erscheinen neue Gruppen.

Bitte löschen Sie die automatisch erstellen Gruppen in ILIAS nicht händisch. Solange in KLIPS und in der Schnittstelle diese Gruppen angelegt sind, werden die Gruppen immer wieder neu erstellt. Bei umfangreichen Löschoperationen wurden Gruppen schon mehrfach neu angelegt. Auch ist es bereits vorgekommen, dass der Abgleich innerhalb der Gruppen nicht mehr korrekt durchgeführt werden konnte. Neben doppelten Gruppen kam es so auch zu doppelten Mitgliedschaften. Wenn Sie in KLIPS fälschlicherweise oder zu viele Gruppen erstellt haben, dann ändern sie erst die Einstellungen in KLIPS und senden einen Hinweis an unser Helpdesk. Wir werden dann den Prozess technisch Überwachung, so dass es zu keinen Fehlern in der Schnittstelle kommt.

Alternativ ist es möglich, die Gruppen erst in ILIAS anzulegen. Dies eignet sich vor allem dann, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt in Ihrer Lehrveranstaltung eine Teamarbeit der Studierenden unterstützen möchten und die Mitglieder der jeweiligen Gruppen bereits feststehen. Mehr zum Thema Gruppen, auch bezüglich der Unterschiede zwischen einer KLIPS- und einer ILIAS-Gruppe, erfahren Sie im „CCE Handout ILIAS Gruppe“.

2.7| Kein Zugriff gewährt: Kurse online stellen

Alle Kurse, die aus KLIPS erstellt werden, sind offline und müssen von Ihnen online geschaltet werden. Solange der ILIAS-Kurs offline ist, können die Studierenden diese weder in ihrem Persönlichen Schreibtisch sehen noch über die Suchfunktion finden. Um einen Kurs in ILIAS online zu stellen, gehen Sie im Kurs in das Register „Einstellungen“ und setzen Sie dort bei „Online“ ein Häkchen. Speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierfür haben wir für Sie eine Kurzanleitung erstellt: „CCE Kurzanleitung_Kurse online schalten

3 Planung eines Blended Learning, Flipped Clasroom oder E-Learning?
3.1| Sie benötigen Hilfe während der Planung und Realisation?

Neben unseren regulären Informationsveranstaltungen und Workshops bieten wir auch individuelle Beratung an. Mehr zu unserem Angebotsportfolio erfahren Sie unter „Beratungen, Schulungen und Workshops“.

3.2| Sie benötigen einen Ort für die Vorbereitung?

Neben den semesterabhängigen Bereich in ILIAS existiert auch noch ein semesterunabhängiger Bereich. Die unabhängigen Bereiche werden von den Fakultäten verwaltet. Ihre Ansprechpartner*innen können Sie der folgenden Auflistung entnehmen:
 
Mein Lehrstuhl gehört der humanwissenschaftliche Fakultät Fakultät an
Bitte wenden Sie sich an Daniel Konrath. Herr Konrath ist für den semesterunabhängigen Bereich der humanwissenschaftlichen Fakultät verantwortlich. Sie erreichen Ihn per Telefon: 0221 470-4777 oder per Mail: Daniel.Konrath@Uni-koeln.de
 
Mein Lehrstuhl gehört der medizinischen Fakultät an
Bitte wenden Sie sich an Birger Reiß. Herr Reiß ist für den semesterunabhängigen Bereich der medizinischen Fakultät verantwortlich. Sie erreichen Ihn per Telefon: 0221 478-32664 oder per Mail: birger.reiss@uk-koeln.de
 
Mein Lehrstuhl gehört der rechtswissenschaftlichen Fakultät an
Bitte wenden Sie sich an Martin Boenigk. Herr Boenigk ist für den semesterunabhängigen Bereich der rechtswissenschaftlichen Fakultät verantwortlich. Sie erreichen Ihn per Telefon: 0221 470-1513 oder per Mail: martin.boenigk@uni-koeln.de
 
Mein Lehrstuhl gehört der philosophischen Fakultät an
Bitte wenden Sie sich an Dr. Tilmann Ochs. Herr Ochs ist für den semesterunabhängigen Bereich der philosophischen Fakultät verantwortlich. Sie erreichen Ihn per Telefon: 0221 470-6815 oder per Mail: Ochs@Uni-koeln.de
 
Mein Lehrstuhl gehört der wirtschafts- und sozialwissenschaftlichen Fakultät an
Bitte wenden Sie sich an den WiSo IT-Service. Da es hier mehrere Administratoren für den semesterunabhängigen Bereich der wirtschafts- und sozialwissenschaftlichen Fakultät gibt, geben wir hier Ihnen die übergeordneten Kontaktdaten des Supportes Telefon: 0221/ 470 - 6631 oder Mail: support@wiso.uni-koeln.de
 
Mein Lehrstuhl gehört der mathematisch naturwissenschaftlichen Fakultät an
In diesem Bereich gibt es für die jeweiligen Departments unterschiedliche Ansprechpartner*innen. Bitte schreiben Sie eine E-Mail an das ilias-helpdesk@uni-koeln.de mit der Angabe, zu welchen Department Sie gehören. Hilfreich ist es dabei auch, wenn Sie angeben, WO in ILIAS ihre Kategorie oder Ihr Kurs liegen soll. Wir ermitteln dann Ihre jeweiligen Ansprechpartner.

4 Kooperationen mit Gästen, externen Instituten oder Hochschulen
4.1| Gastaccounts für Gastwissenschaftler*innen, Projektpartner oder Schülerstudent*innen

Ohne einen Account ist die Nutzung von ILIAS leider nicht möglich. Für Gastwissenschaftler*innen, Projektpartner*innen oder Schülerstudent*innen können Sie aber einen Personal-Account beim RRZK beantragen. Neben ILIAS steht dann auch die Webmailfunktion zur Verfügung. Mehr Informationen zu den Abläufen finden Sie auf der Homepage des RRZKs unter „Mitarbeiteraccount“  (zum RRZK).

Sofern nur ILIAS genutzt werden soll, können Sie einen Gastaccount am CCE beantragen. Gastaccounts sind stets für 6 Monate gültig und können beliebig oft um weitere 6 Monate verlängert werden (s. 4.2 Gastaccounts verlängern). Senden Sie uns dazu folgendes Formular an "ilias-helpdesk@uni-koeln.de". Sollten Sie mehrere Gastaccounts benötigen, füllen Sie bitte diesen Antrag aus (lediglich einen Antrag) und hängen bitte die ausgefüllte Exceltabelle mit an.

4.2| Gastaccounts verlängern

Wir verlängern Ihren Gastaccount gerne. Schreiben Sie uns hierfür eine Nachricht oder verwenden Sie unser Supportformular. Unser Supportformular fragt Sie alle Informationen ab, die wir zur Verlängerung Ihres Accounts benötigen. Rufen Sie dafür bitte unter Lehrende & Mitarbeiter die Kategorie „Gastaccounts für Projektbeteiligte“ auf.

4.3| Freigabe von Kursen für Studierende der Universität Bonn

Die ILIAS-Installation der Universität zu Köln ist über den E-Learning-Community-Server (ECS) mit der ILIAS-Installation der Universität Bonn verbunden. Dies lohnt sich vor allem dann, wenn Veranstaltungen beider Universitäten von den Studierenden gemeinsam besucht werden dürfen. Die Bonner Studierenden loggen sich in das Bonner ILIAS ein und erhalten Zugriff auf die freigegebenen ILIAS Kurse – und andersrum. Damit die Bonner Studierenden Ihre ILIAS-Kurse erreichen können, müssen Sie diese für die Uni Bonn freigeben. Wie das geht, erfahren Sie in unserer Kurzanleitung „CCE Kurzanleitung_Freigabe für Kurse an Studierende der Universität Bonn“.

4.4| Kooperationen über ECS Server mit anderen Hochschulen

Die ILIAS-Installation der Universität zu Köln ist über den E-Learning-Community-Server (ECS) mit der ILIAS-Installation der Universität Bonn verbunden (s. 4.3 Freigabe von Kursen für Studierende der Universität Bonn). Der ECS wird von der Uni Bonn betrieben. Im Moment sind solche Verbindungen zwischen ILIAS, Moodle und StudIP möglich. Um diese Verbindung zu ermöglichen, sind einige Vorarbeiten zu leisten und die Systemadministratoren beider Instanzen müssen eng zusammenarbeiten. Wenn Sie solch eine hochschulübergreifende Kooperation anstreben, setzten Sie sich bitte frühzeitig mit uns (und der Partnerhochschule) in Verbindung.

5 ILIAS-Funktionen und -Tools
5.1| Übersicht über die ILIAS Tools

ILIAS bietet viele verschiedene digitale Tools an. Um Ihnen eine kleine Übersicht zu bieten, haben wir Ihnen ein Handout zusammengestellt: CCE-Handout_ILIAS Tools in der Übersicht und die Auswahl der Tools. Neben der Tool-Übersicht wird auch die Auswahl dieser Tools thematisiert. Das Handout finden Sie übrigens auch im E-Learning Handbuch auf ILIAS. Schauen Sie doch mal vorbei. Es erwarten Sie hilfreiche Informationen zur Planung von digital angereicherten Lehrveranstaltungen sowie Anleitungen zu den unterschiedlichen Tools. Im Lernmodul „Good-Practice Beispiele aus der UzK“ finden Sie dokumentierte Lehrveranstaltungen und im Wiki „Tool-Sammlung“ Berichte zu den Einsatzmöglichkeiten der verschiedenen Tools. Möchten Sie gerne Ihre Lehrveranstaltung mit ILIAS Tools anreichern und wünschen eine Beratung? Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer Konzeption und Tool-Auswahl. Senden Sie uns eine Nachricht an: elearning-ilias(at)uni-koeln.de.

5.2| Anleitungen und Hilfen auf ILIAS

Tooltips, Online-Hilfe und E-Learning Handbuch. In unserer „CCE Kurzanleitung_Hilfe finden“ finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Hilfe-Möglichkeiten in ILIAS.

5.3| Die ersten Schritte: das Hochladen einer Datei

Sie möchten die Vorlesungsfolien in ILIAS hochladen? Klicken Sie hierfür innerhalb Ihres Kurses auf die Schaltfläche „Neues Objekt hinzufügen“ und wählen Sie den Eintrag Datei. Um Ihnen einen schnellen Einstieg in ILIAS zu ermöglichen, haben wir Ihnen eine Kurzanleitung erstellt: "CCE Kurzanleitung_Hochladen von Dateien".

5.4| Was darf ich in ILIAS hochladen?

Wie in den Nutzungsbedingungen von ILIAS bestätigt, dürfen Sie nur Anderen nur solche Inhalte zur Verfügung stellen, an denen Sie auch die entsprechenden Nutzungsrechte haben. Sobald es sich um Fremdmaterial handelt, muss das Urheberrecht beachtet werden. Unter „Informationen zum UrhWissG“ finden Sie einen groben Überblick über die Rechtslage zum Urheberrecht und zur Bereitstellung von Medien innerhalb der Lehre bzw. in ILIAS. 

5.5| [Elektronischer Semesterapparat] Digitale Texte nach § 60a UrhG bei der USB bestellen

Aus jedem ILIAS-Kurs heraus können Sie bequem Aufsätze und Artikel bei der USB recherchieren und digitalisieren lassen. Nachdem die USB die Datei in Ihren Kurs hochgeladen hat, können die Studierenden diese nutzen. Gehen Sie dazu in einem beliebigen ILIAS-Kurs auf die Registerkarte "Elektronischer Semesterapparat". Die Mitarbeiter*innen der USB scannen das Werk im Einklang mit dem § 52a UrhG (max. 12% aber max. 100 Seiten eines Werkes) und laden die Datei als PDF in Ihren ILIAS-Kurs hoch. Sie können die Datei anschließend umbenennen oder verschieben. Den Kursmitgliedern steht die Datei für die Dauer der Lehrveranstaltung als Download zur Verfügung. Danach müssen Sie gemäß $ 52a UrhG die Datei aus dem Kurs löschen, wenn Sie den Kurs online lassen.

Titel, die der USB als E-Book oder E-Journal vorliegen, dürfen nicht digitalisiert werden. Sie können aber in ILIAS-Kursen als Link eingepflegt werden. So kann die Nutzung von Dozierenden und Studierenden gegenüber den Verlagen genau abgerechnet werden, da die Studierenden das Werk auch bei der USB runterladen können. Ein Upload von Dateien aus E-Books oder E-Journals in ILIAS-Kursen ist nicht erlaubt. 
 
Wie Sie den elektronischen Semesterapparat nutzen können, haben wir für Sie in unserem Handout „CCE-Handout_Elektronischer Semesterapparat“ zusammengefasst.

5.6|Persönlicher Schreibtisch Funktionen und Aufräumen

Was ist ihr "Persönlicher Schreibtisch"? Auf Ihrem Persönlichen Schreibtisch erscheinen unter „Ausgewählte Angebote“ beispielsweise alle Kurse, in denen Sie als Administrator*in, Tutor*in oder Mitglied eingetragen sind. Sehr praktisch – nach einigen Semestern aber auch sehr unübersichtlich. Wir haben Ihnen ein Handout erstellt, in dem Sie nicht nur die Funktionen des Persönlichen Schreibtisches kennenlernen, sondern auch erfahren, wie Sie hier ein wenig Ordnung schaffen können:
CCE-Handout Persönlicher Schreibtisch 

5.7| Die Webordner-Funktion
Mit der Webordner-Funktion können Sie sich ILIAS-Ordner als Windows Explorer-Ordner anzeigen lassen.
Für WINDOWS 10:
  1. Navigieren Sie zu dem Objekt, welches Sie als Webordner erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Aktionen“, welche sich oben rechts befindet.
  3. Wählen Sie aus dem Drop-down Menü die Option „Als Webordner öffnen“.
  4. ILIAS öffnet eine neue Seite mit folgender Anleitung:
  5. Kopieren Sie den Link aus der Adressleiste (https://www.ilias.uni-koeln.de/ilias/webdav.php/uk/ref_xxxxxxx/   xxxx, weil die Nummer hinter „ref_“ immer individuell ist).
  6. Öffnen Sie den Windows Explorer.
  7. Fügen Sie den zuvor kopierten Link in den Ordner-Pfad des Windows Explorers und drücken Sie „Enter“.
  8. Es öffnet sich ein kleines Fenster. Geben Sie hier Ihre ILIAS Zugangsdaten ein.
  9. Der Webordner des Objekts öffnet sich nun im Windows Explorer.
  10. Kopieren Sie Ihre Ordner und Dateistruktur in das Fenster des Windows Explorers.
Windows verhindert in manchen Fällen das Öffnen von Web-Ordner. Gehen Sie bei Fehlermeldungen wie folgt vor:
 
Windows 7/8:
  1. Wählen Sie in ILIAS rechts neben dem Ordner, der als Web-Ordner verbunden werden soll, -> Aktion -> Als Web-Ordner öffnen.
  2. Kopieren Sie die komplette URL der https-Adresse im Text.
  3. Öffnen Sie mit der Tastenkombination [Win] und [E] den Explorer und wählen Sie oben -> Netzlaufwerk verbinden.
  4. Kopieren Sie die Adresse in das Feld „Ordner“.
  5. Gehen Sie an den Anfang der Adresse und löschen Sie den Teil „https://“. Setzen Sie statt dessen an den Anfang zwei Backslash (mit der Tastenkombination [Alt Gr] und [ß]).
  6. Hinter den Textteil „uni-koeln.de“ setzen Sie: „@SSL“
  7. Ihre Adresse sieht nun so aus: \\www.ilias.uni-koeln.de@SSL/ilias/webdav.php/uk/ref_.....
  8. Setzen Sie abschließend ein Häkchen bei dem Feld „Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen“.
  9. Gehen Sie auf -> Fertig stellen.
Ihr Netzwerkordner wird nun im Windows-Explorer unter Netzwerkadressen angezeigt.


Für OSX:
  1. Navigieren Sie zu dem Objekt, welches Sie als Webordner erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Aktionen“, welche sich oben rechts befindet.
  3. Wählen Sie aus dem Drop-down Menü die Option „Als Webordner öffnen“.
  4. ILIAS öffnet eine neue Seite mit folgender Anleitung:
  5. Kopieren Sie folgenden Link: https://www.ilias.uni-koeln.de/ilias/webdav.php/uk/ref_xxxxxxx/ (Die Nummer hinter „ref_“ ist immer individuell.
  6. Öffnen Sie den Finder.
  7. Navigieren Sie zu dem Reiter „Gehe zu“.
  8. Wählen Sie die Option „Mit Server verbinden“ und fügen dort den zuvor kopierten Link ein.
  9. Es öffnet sich ein kleines Fenster. Geben Sie hier Ihre ILIAS Zugangsdaten ein.
  10. Der Webordner des Objekts öffnet sich nun im Finder.
5.8| Wie exportiere/importiere ich einen Kurs bzw. ein Objekt?
Gehen Sie innerhalb Ihres Kurses (bzw. innerhalb jedes beliebigen Objekts) auf das Register "Export" und bestätigen Sie den Befehl "Exportdatei erzeugen".In der erscheinenden Übersicht legen Sie dann per Klick für jedes Objekt fest, ob es exportiert oder ausgelassen werden soll. Wählen Sie dann "Export starten" und die Exportdatei wird erzeugt. Laden Sie die Seite neu, wenn Sie die Export-Datei nicht sofort angezeigt wird. Anschließend können Sie die Exportdatei herunterladen (Häkchen setzen und "Herunterladen" bestätigen).
 
Der Kurs (bzw. das Objekt) wird als Zip-Ordner exportiert. Benennen Sie diesen nicht um. Wollen Sie den Kurs wieder importieren, wählen Sie in einer Kategorie "Neues Objekt hinzufügen", dann "Kurs" (oder betreffendes Objekt) und "Option 2: Kurs importieren". Geben Sie über "Durchsuchen" den Zip-Ordner an und bestätigen Sie mit "Importieren".
6 ILIAS-interne Nachrichtenfunktion (Mail)
6.1| Das Nachrichtensystem

ILIAS verfügt über ein internes Nachrichtensystem, ähnlich wie beispielsweise Xing oder Facebook. E-Mails von externen Adressen können Sie aus diesem Grund nicht empfangen. Wollen Sie also Mails über Ihre Mitarbeiter-Mailadresse verschicken und empfangen, loggen Sie sich bitte mit Ihren üblichen Login-Daten (Benutzername und Passwort) in Ihrem Uni-Webmail Account ein.

Wenn Sie innerhalb von ILIAS eine Nachricht an einen anderen Benutzer senden möchten, öffnen Sie dafür den „Persönlichen Schreibtisch“ und klicken Sie im Auswahlmenü auf den Eintrag “Mail“. In der Benutzeroberfläche finden Sie den Reiter „Erstellen“. Wenn Sie eine Nachricht an einen ganzen Kurs oder eine Gruppe versenden möchten, gehen Sie dafür auf den Reiter "Mitglieder". Im Untermenü der „Teilnehmerverwaltung“ finden Sie die Schaltfläche „Mail an Mitglieder“. Genauere Anleitungen inkl. Screenshots finden Sie unter: „CCE Kurzanleitung_ ILIAS internes Nachrichtensystem“.

6.2| Nutzung der privaten E-Mail-Adresse

Im Zuge der Anpassung an alle UzK-Systeme ist es von nun an nicht mehr erlaubt, eine private E-Mail-Adresse in ILIAS anzugeben. Alle neuen Accounts werden automatisch mit den @uni-koeln-Adressen bestückt. Alte Accounts, die im Moment noch mit einer privaten E-Mail-Adresse bestückt sind, werden nach und nach auf die offiziellen Universität-Adressen umgestellt.

6.3| Aliase verwenden

In ILIAS werden die Accounts, ausgehend von Ihrem Personal-Account, mit den offiziellen Universitäts-Adressen erstellt. Ihre E-Mail-Aliase setzen oder entfernen können Sie nur im Identitätsmanagement der Universität zu Köln (uniKIM).

7 Probleme mit ILIAS-Funktionen?
7.1| Die Studierenden können auf den Kurs nicht zugreifen.

Haben Sie den Kurs online gestellt? Haben Sie vielleicht die Verfügbarkeit so gesetzt, dass der Kurs automatisch offline gesetzt wurde? Sie wissen nicht, wie Sie das kontrollieren können? Kein Problem – genau dafür haben wir Ihnen eine Kurzanleitung erstellt: "CCE Kurzanleitung_Kurse online schalten".  Alle Einstellungen sind korrekt, aber die Studierenden haben immer noch keinen Zugriff? Senden Sie uns gerne eine Nachricht – am besten über unser Supportformular.

7.2| Probleme mit dem Mailsystem?

Sie haben in ILIAS und Webmail nachgeschaut und finden die Mail dennoch nicht? Ihre Studierenden versichern aber, dass die Mail im richtigen System und an den richtigen Benutzernamen versendet wurde? Oder Sie haben eine Nachricht versendet und Studierende versichern Ihnen, dass nie eine Nachricht angekommen sei? Wir haben Ihnen innerhalb einer kleinen Kurzanleitung die häufigsten Anwendungsfehler aufgearbeitet. Ebenfalls finden Sie in der „CCE Kurzanleitung_Troubleshooting Nachrichtensystem“ die Angaben, die wir benötigen, um im Falle eines technischen Defekts tätig werden zu können. Alternativ können Sie auch unser Supportformular nutzen. In der Kategorie "Mailfunktion" fragen wir alle wichtigen Angaben ab.

7.3| Das Hochladen einer Datei funktioniert nicht?

Sofern Sie es bisher über die Drag & Drop-Funktion („Ziehen Sie die Datei in diesen Bereich“) versucht haben, nutzen Sie nun bitte den Befehl darunter: „Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus“. Ihre Datei darf nicht größer sein als 600 MB. Wenn weiterhin Probleme bestehen, verwenden Sie einen anderen Browser (z.B. Firefox oder Internet Explorer). Sollte der Upload noch immer nicht funktionieren, senden Sie uns gerne eine Nachricht über unser Supportformular.

Wird Ihre Datei auf Anhieb hochgeladen aber mit 0 MB und Sie können die Datei nicht öffnen? Im Moment hat ILIAS Probleme mit Umlauten in Dateien. Wenn Ihre Datei z.B. Übung_01 heißt, dann nennen Sie diese um in Uebung_01. Dann können Sie die Datei ohne Probleme hochladen.

Hinweis: Ihre Datei wird in ".sec" unbenannt? Dies liegt an einem „security update“. Gewöhnliche und sicherheitstechnisch unbedenkliche Dateiformate wie beispielsweise ".docx", ".pptx" oder ".pdf", können problemlos hochgeladen werden. Bei einigen Dateiformaten wie beispielsweise ".iso" wird die Datei zwar hochgeladen, doch erscheint in ILIAS ein ".sec" als Endung (s. 7.4).

7.4| Datei wird in .sec umbenannt?

Nach dem Hack auf die Bundesregierung haben sich die Entwickler*innen des ILIAS-Vereins zusammengesetzt und die Sicherheitsproblematik besprochen. Vor allem ausführende Dateiformate stellen dabei ein großes Risiko für eine Lernplattform dar. Daraufhin mussten wir ein „security update“ durchführen. Gewöhnliche und sicherheitstechnisch unbedenkliche Dateiformate, wie ".docx", ".pptx", ".pdf" oder ."ppsm" können problemlos hochgeladen werden. Bei einigen Dateiformaten wie beispielsweise ".iso" wird die Datei zwar hochgeladen, doch erscheint in ILIAS ein ".sec" als Endung. Die Datei wird dadurch nicht zerstört. Sie kann lediglich nicht IN ILIAS geöffnet werden und stellt somit keine Gefahr für unsere Lernplattform dar. Durch die Endung ".sec" wird die Datei aber lediglich an der Ausführung gehindert. Ihre Studierenden können die Datei herunterladen und wieder umbenennen. Am Beispiel einer .iso-Datei bedeutete dies, "XXX.sec" in "XXX.iso" umzubenennen. Alternativ können Sie Ihre Datei auch in einer Zip packen. Die Zip kann dann hochgeladen werden. Nach dem Runterladen muss die Zip-Datei nur noch entpackt werden.
Dateiformate, die in ".sec" umbenannt werden, können Sie uns gerne via E-Mail an das ilias-helpdesk@uni-koeln.de zusenden. Wir setzten uns dann mit den Entwicklern*innen in Verbindung und klären ab, ob Ihr Dateiformat ein Sicherheitsrisiko darstellt. Sollte sich Ihr Dateiformat als unbedenklich erweisen, können wir es von der Blacklist streichen. Erst dann kann diese Datei wieder hochgeladen werden.

7.5| Probleme mit dem Abspielen von Videos?

Überprüfen Sie bitte, ob Ihr Browser bestimmte Inhalte aufgrund von Sicherheitsrisiken blockiert:
 
Anleitung für Mozilla Firefox
Anleitung für Internet Explorer
Anleitung für Google Chrome
Anleitung für Safari
Anleitung für Opera
 
Weiterhin kann die Ursache in einer veralteten Flash-Version liegen. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihr Flash-PlugIn.

Sollte es sich um eine Vorlesungsaufzeichnung handeln, die über den Server "Opencast Matterhorn" bereitgestellt wird und der Wechsel des Browsers keine Abhilfe schafft, wenden Sie sich bitte an opencast@uni-koeln.de.

Sollte es weder an Ihrem Browser, dem PlugIn oder Opencast liegen, können Sie uns gerne eine Supportanfrage zukommen lassen. In unserem praktischen Supportformular werden alle Informationen die wie benötigen abgefragt. http://digitales-studium.uni-koeln.de/12553.html.

8 Etwas wurde nicht wie erwartet von KLIPS nach ILIAS übertragen?
8.1| Kurs wurde nicht nach ILIAS übertragen

Der häufigste Grund, warum ein KLIPS-Kurs nicht nach ILIAS übertragen worden ist: In KLIPS wurde zuvor händisch eingestellt, dass kein ILIAS-Kurs gewünscht ist. Neue Kurse in KLIPS haben in der Spalte "LV Kat." Den Eintrag "0". Das bedeutet, dass automatisch ein ILIAS-Kurs erstellt wird. Vor allem, wenn mehrere Personen für das Anlegen der KLIPS-Kurse zuständig sind, kann es passieren, dass (ohne Ihr Wissen) innerhalb der KLIPS-Kategoriegruppe "ILIAS" „Keinen ILIAS-Kurs erstellen“  ausgewählt wurde. Der ILIAS-Support darf diese Einstellungen in KLIPS nicht für Sie ändern. Wir haben Ihnen aber eine Kurzanleitung erstellt: "CCE Kurzanleitung_Keinen ILIAS Kurs generieren aus KLIPS rausnehmen“. Wenn Sie Probleme mit den Änderungen in KLIPS haben, können Sie sich gerne an den KLIPS-Support wenden. Nach der Änderung in KLIPS sollte der ILIAS-Kurs am nächsten – spätestens jedoch übernächsten Tag – erscheinen. Sollte dies nicht der Fall sein, melden Sie sich gerne bei uns. In unserem praktischen Supportformular werden alle Informationen, die wie benötigen, abgefragt.

8.2| Administrator*innen fehlen im Kurs

Wenn Sie einen KLIPS-Kurs anlegen und für Vortragende oder Betreuende bei Lehrverpflichtung den Wert „0“ eingeben, werden die Administrator*innen nicht nach ILIAS übertragen. Die Schnittstelle arbeitet übrigens mit der in KLIPS eingetragenen E-Mail-Adresse. Wenn Sie also Vortragende oder Betreuende hinzufügen, die in KLIPS Ihre E-Maila-Aresse nicht eingetragen haben, werden diese ebenfalls nicht nach ILIAS übertragen. Probleme können sich auch ergeben, wenn Personen schon einmal an der UzK beschäftigt waren. Zu der alten Personalnummer wird im Rechenzentrum meist ein neuer Account angelegt. Auch wenn Sie in KLIPS mit dem neuen Benutzernamen zu den Kursen hinzugefügt werden, wird über die Schnittstelle dennoch manchmal noch der alte Benutzername als Kurs-Administrator*in hinzugefügt. Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, melden Sie sich gerne bei uns. Wir löschen dann den alten Account händisch aus der Schnittstelle und tragen dafür Ihren neuen Account ein. Wenn Sie Probleme mit den Änderungen in KLIPS haben, können Sie sich gerne an den KLIPS-Support wenden.
Nach der Änderung in KLIPS sollte der ILIAS-Kurs am nächsten – spätestens jedoch übernächsten Tag – erscheinen. Sollte dies nicht der Fall sein, dann melden Sie sich gerne bei uns. In unserem praktischen Supportformular werden alle Informationen, die wir benötigen, abgefragt.

8.3| Administrator*innen werden aus dem ILIAS Kurs entfernt

Wenn Sie in ILIAS Kurs-Administrator*innen hinzufügen, werden diese durch die Synchronisierung mit KLIPS wieder entfernt. Die Schnittstelle vergleicht dabei die E-Mail-Adressen der Vortragenden und Betreuenden. KLIPS ist dabei das tonangebende System, sodass Kurs-Administrator*innen erst in KLIPS richtig eingetragen werden müssen. Beachten Sie dabei auch, dass innerhalb des KLIPS-Kurses bei der Lehrverpflichtung einen Wert angegeben haben, der über 0 liegt.  Wenn Sie Probleme mit den Änderungen in KLIPS haben, können Sie sich gerne an den KLIPS-Support wenden.
Nach der Änderung in KLIPS sollte der ILIAS-Kurs am nächsten – spätestens jedoch übernächsten Tag – erscheinen. Sollte dies nicht der Fall sein, melden Sie sich gerne bei uns. In unserem Supportformular werden alle Informationen, die wir benötigen, abgefragt.

8.4 | Studierende fehlen im Kurs

Nur Studierende, die einen Fixplatz in KLIPS haben (Status „ZU“), werden übertragen. Studierende, die sich auf der Warteliste befinden, werden nicht als Mitglieder übertragen. Wenn Studierende sich in KLIPS abmelden beziehungsweise abgemeldet werden, werden diese Studierenden automatisch auch aus dem ILIAS-Kurs entfernt. Studierende, die in ILIAS manuell als Kursmitglieder aufgenommen wurden, werden NICHT automatisch aus dem ILIAS-Kurs entfernt. Doch auch hier gilt wieder die Regel, dass sie sich nicht in KLIPS abgemeldet haben dürfen.

An diese Stelle möchten wir Sie noch auf eine Besonderheit bezüglich der Erst-Semester hinweisen. Erst-Semester belegen in KLIPS die Lehrveranstaltungen BEVOR Sie im Grunde als reguläre Studierende im System geführt werden. Dies bedeutet, dass erst das Semester beginnen muss und die Studierenden Ihren Bewerber auf einen regulären Studierenden-Account umstellen müssen. Erst dann können auch die Erst-Semester übertragen werden.

Studierende, die in KLIPS einen Fixplatz haben, fehlen in Ihrem Kurs? Das manuelle Hinzufügen von Studierenden funktioniert nicht? Damit wir Ihnen schnellstmöglich helfen können, nutzen Sie gerne unser Supportformular, denn hier werden alle Informationen, die wir benötigen, abgefragt.

8.5| Doppelte Gruppen

Dies liegt wahrscheinlich an einer Umbenennung des Gruppennamens in KLIPS. Wenn Sie den Gruppennamen in KLIPS geändert haben, nachdem bereits Ihre Gruppen in ILIAS angelegt wurden, ist es technisch so, als würden Sie eine gänzlich neue Gruppe anlegen. Ihre alten Gruppen in ILIAS werden also nicht automatisch umbenannt, sondern es erscheinen neue Gruppen, mit den von Ihnen geänderten Gruppennamen. Sollte dies der Fall sein, senden Sie uns gerne eine Nachricht an ilias-helpdesk@uni-koeln.de. Geben Sie hierbei bitte auch die LV-Nummer sowie den Link zum ILIAS-Kurs an.

8.6| Fehlende Gruppen

Häufigster Grund: Der Titel der Gruppe enthält Sonderzeichen. Dazu zählen beispielsweise #, <, >, \, `, ´ oder das kaufmännische „&“. Wenn Sie in KLIPS den Namen der Gruppe korrigieren, wird diese nach ILIAS übertragen. Wenn die Gruppe nach zwei Tagen in ILIAS nicht erscheint, senden Sie uns gerne eine Nachricht an ilias-helpdesk@uni-koeln.de. Geben Sie hierbei bitte auch die LV-Nr., den Titel des Kurses sowie die Namen der Gruppen, die nicht übertragen werden, an. Sehr hilfreich ist zudem auch immer ein Link zum ILIAS-Kurs.

Telefon: (0221) 470 - 4014

oder über unser Kontaktformular.
 
Wir sind von Montag bis Freitag von 10 bis 14 Uhr für Sie erreichbar.

Offene Sprechstunde des CCEs im EPC
Gebäude 103 (Philosophikum)
Im Raum S56
Mittwoch 04.12.2019 08:00 - 09:30
Mittwoch 08.01.2020 08:00 - 09:30
 
 
Questions and answers about ILIAS
1 Registration & Login
1.1| New registration

All employees receive a personnel-account via the data center of the University of Cologne (RRZK). After the data center has created your account, you will receive two letters to activate your account: One letter will contain your PKZ (personal mark) and the other your PIN (personal identification number). Follow the link for an instruction to activate your account.
 
If you cannot find your PIN please contact the RRZK. You find help and information on the personnel account website of the RRZK
 
While your first registration in ILIAS: Accept our terms of use and complete your profile. Your account will immediately be activated after your saving.
 
Sometimes it takes some time until you can use your ILIAS account. If you will not be able to log in into ILIAS 24 hours after you registered please send us a support request via our support form .

1.2| Forgot username?

While the creation of your personnel account the identity management of the RRZK will generate a name for your account. This name mostly is a combination of your family name and the first letter of your first name. Use this combination to log into ILIAS. If you know your webmail account, your username can be read as follows: jdoe1@uni-koeln.de your username therefore is jdoe1.
The personnel accounts are managed by the identity-management-system administrated via the RRZK. If any problem with your account occurs, e.g. you forgot your username, you need to contact the RRZK-Helpdesk.

1.3| Forgot password?

Your ILIAS password runs through your personnel account. The personnel accounts are managed by an identity-management-system via the RRZK. Unfortunately, we are not able to look up or change your password. If a change is necessary you can change or reset it via the RRZK´s identity-management-system.

1.4| Log in despite correct access data not possible?

You enter your correct username and password but cannot log in? Or you receive the notification “authentication was not possible because of a log in error (LDAP)” („Die Authentifizierung konnte wegen eines Fehlers im Anmeldungsverfahren (LDAP) nicht durchgeführt werden“?)
Mostly Apple users are affected by this notification, especially in combination with Safari. A browser change to Chrome, Mozilla or Edge was able to solve the problem in some cases. Additionally, delete old cookies in your browser.

  1. Delete old cookies from your browser.
  2. Update your browser.
  3. Try to log in again.
If you are still not able to log in please send a support request.

2 Course- and group-administration (create courses and groups, add members and put courses online)
2.1|How do the courses appear in ILIAS? The interface between ILIAS KLIPS

ILIAS is connected with different systems of the University of Cologne. One of those is the connection to KLIPS. This connection enables the automatic transfer of your, in KLIPS generated, courses into an ILIAS course. This KLIPS/ILIAS interface copies the course data provided by KLIPS into ILIAS. In a nightly synchronization lecturers and course members are added to the ILIAS course. Also the course title and the course number are transferred. Please check the website of the KLIPS support on how you can create a course in KLIPS „Applikation LV-Erhebung des KLIPS Supports“.
If you need any help during the course creation feel free to ask the KLIPS support for help.

2.2|Start of term: When do the registered KLIPS courses appear in ILIAS?

The courses for the coming term appear about six weeks before the start of lecture.

2.3|Data synchronization between KLIPS2 and ILIAS

After the ILIAS courses were compiled, they will be synchronized every night with data from KLIPS 2. Updates from KLIPS 2 are therefore visible in ILIAS the next day. The interface between KLIPS and ILIAS is active from 6.pm At the start of the term the complete reconciliation can last until morning.

2.4| Determine course administrator

Every person who is registered as lecturer for a course in KLIPS 2, will automatically be transferred as an administrator into the ILIAS course. Itis also possible to add persons as helpers. Lecturers as well as helpers are transferred as administrators to ILIAS. If you want to add your tutors with the tutor role and not as course administrators, you can do so in the members tab (see 2.5 differences between KLIPS and ILIAS tutors).

Please note: If you compile a KLIPS course and you enter the value of 0 in SWS, administrators WILL NOT be transferred from KLIPS to ILIAS. 0 SWS always means no lecturing obligation for the lecture. It is enough to enter 0,01 SWS. The interface uses the e-mail address you registered in KLIPS. Keep in mind that lecturers or helpers will not be transferred to ILIAS if they did not enter an e-mail address in KLIPS.
 
If you do not know how to change settings in KLIPS 2 please contact the KLIPS support.

2.5| Determine tutors and differences between KLIPS and ILIAS tutors

If you want to add ILIAS tutors besides lecturers in ILIAS you have to add the tutors via the members tab in the
ILIAS course. In KLIPS added tutors or lecturers will automatically be transferred as administrators in the ILIAS course. For more information check the KLIPS manual.
 
How to add tutors in ILIAS and what differences between administrator and tutor in ILIAS exist, you can gather from our brief instruction.
Kurzanleitung des CCEs „Tutor*innen“.

2.6| How to compile course groups from KLIPS to ILIAS

Groups which you compiled from a KLIPS course will also be shown as such in the ILIAS course. Please note: The standard group will not be compiled as a group, it will become the ILIAS course. You therefore compile more groups in your course in KLIPS. During the registration for the course, the students state which of the possible groups they prefer. The students will then be assignment to a group with a random process in KLIPS.  You find an instruction how to generate groups in the KLIPS 2 online help section. You find an instruction how to compile group administrators or tutors in KLIPS 2 also in the KLIPS 2 online help section.
 
Please note: You cannot use special signs such as, „<, >, #, \, `,´ or & for group names. This can cause problems during the data transfer between KLIPS and ILIAS.

2.7| Access denied: Put courses online

All in KLIPS compiled courses are offline by default and have to be put online manually. As long as a ILIAS course is offline students are not able to see the course on their working desk nor can they find it in the searching section. To put an ILIAS course online you need to open the tab settings and tick the box named online. Please safe your changes. We prepared a brief manual for you: „CCE Kurzanleitung_Kurse online schalten

3 Planning Blended Learning, Flipped Classroom or E-Learning?
3.1| You need help during your planning and realization?

Besides our regular information events and workshops we also provide individual consultation. For more information please visit us on ILIAS.

3.2| You need a place for your preparation?

Besides the semester dependent section in ILIAS, there is also an independent section. The independent sections are administrated by the faculties. You can find your contact in the following listing.
 
My professorial chair belongs to Faculty of Human Sciences
Please contact Daniel Konrath. Mr. Konrath is responsible for the independent section of the Faculty of Human Sciences. You can reach him via telephone: 0221 470- 4777 or via mail: Daniel.Konrath@Uni-Koeln.de
 
My professorial chair belongs to Faculty of Medicine
Please contact Birger Reiß. Mr. Reiß is responsible for the independent section for the Faculty of Medicine. You can reach him via telephone: 0221 470- 32664 or via mail: birger.reiss@uk-koeln.de
 
My professorial chair belongs to the Faculty of  Law
Please contact Martin Boenigk. Mr. Boenigk is responsible for the independent section for the Faculty of Law. You can reach him via telephone: 0221 470- 1513 or via mail: martin.boenigk@uni-koeln.de
 
My professorial chair belongs to the Faculty of Philosophy
Please contact Dr. Tilmann Ochs. Mr. Ochs is responsible for the independent section for the Faculty of Philosophy. You can reach him via telephone: 0221 470- 6815 or via mail: Ochs@Uni-Koeln.de
 
My professorial chair belongs to the Faculty of Economics and Social Sciences
Please contact the WiSo IT-Service. As there are a number of administrators for the independent section of the Faculty of Economics and Social Sciences, we will provide you with the support`s subordinated contact. telephone: 0221 470- 6631 or via mail: support@wiso.uni-koeln.de
 
My professorial chair belongs to the Faculty of Mathematics and Science
There are a number of different administrators in respective departments of the faculty. Please write an e-mail to ilias-helpdesk@uni-koeln.de with the information to which department you belong to. It would be helpful if you specify where in ILIAS your category or course should be imbedded. We then will determine the right contact for you.

4 Cooperations with external persons, institutes or universities
4.1| Guest accounts for guest scientists, project partners or school students

Sofern nur ILIAS genutzt werden soll, können Sie einen Gastaccount am CCE beantragen. Gastaccounts sind immer für 6 Monate gültig und können beliebig oft um weitere 6 Monate verlängert werden (s 4.2 Gastaccounts verlängern). Senden Sie uns dazu folgendes Formular an ilias-helpdesk@uni-koeln.de. Sollten Sie mehrere Gastaccounts benötigen, füllen Sie bitte diesen Antrag aus (lediglich einen Antrag) und hängen bitte die ausgefüllte Exceltabelle mit an.



Unfortunately, it is not possible to use ILIAS without a registered account. Though, you can request a personnel account for guest scientists, project partners or school students at the RRZK. Besides ILIAS you can also use the Webmail functions. You can find more about the procedure at the homepage of the RRZK under the tab personnel account.

In respect that only ILIAS should be used you can request a guest account. Guest accounts can be activated for six months and can be extended arbitrary for another six months. Please send us this form for a number of guest accounts to "ilias-helpdesk@uni-koeln.de"
If you need a various number of guest accounts please fill this form and attach the completed  Excel table as well.

4.2| Extend guest acount contracts

We gladly extent your guest accounts. Please write an e-mail or use the support form. Our support form will ask you about all needed information to extend your guest accounts. Call up the lecturer and employee section in the category guest accounts for project participants.

4.3| Enable access to courses for students of the University of Bonn

The ILIAS system of the University of Cologne is connected to the E-Learning-Community-Server (ECS) of the University of Bonn. This is worthwhile if courses of both universities can be attended by students. Students of the University of Bonn log in into the ILIAS of the University of Bonn and get access to enabled ILIAS courses of Cologne and vice versa. In order to provide access to your courses for students of the University of Bonn you need to enable this option in the course settings. Here you find a brief manual on how it works: „CCE Kurzanleitung_Freigabe für Kurse an Studierende der Universität Bonn“.

4.4| Collaboration through ECS server of other Universities

The ILIAS system of the University of Cologne is connected through the E-Learning-Community-Server (ECS) with the ILIAS system of the University of Bonn. The ECS is run by the University of Bonn. At the moment a connection between ILIAS, Moodle and StudIP is possible. To make such a connection possible some preparations are needed and system administrators of both organizations need to work closely. If you strive for such a cooperation please get in touch with us (and the partner University) early.

5 ILIAS functions and tools
5.1| Overview about ILIAS tools

ILIAS provides many different digital tools. To give you a brief overview we prepared a handout: "CCE-Handout_ILIAS Tools in der Übersicht und die Auswahl der Tools". Besides the tool overview we also focused on tool selection. You can find the handout in our E-Learning manual. You will find helpful information how to plan fortified digital courses and guides for different tools. You can find examples in the learn module Good-Practice, documented courses and reports in the tool collection in the wiki about possible applications of the different tools. Do you want to set up your course with ILIAS tools and need some advice? We will gladly support you with your concepts and tool selection. Please send us a message to: elearning-ilias(at)uni-koeln.de.

5.2| Instructions and help at ILIAS

Tooltips, Online-Help and E-Learning manual. You can find a summary of the various help options in ILIAS in our „CCE Kurzanleitung_Hilfe finden“ .

5.3| The first steps: File upload

You want to upload the slides of your courses in ILIAS? Click on the "Add new object" button and select the file entry. In order to enable a quick setup in ILIAS we provide you with a short manual: "CCE Kurzanleitung_Hochladen von Dateien".

5.4| What am I allowed to upload?

As stated in the conditions of use of ILIAS, you are only allowed to share contents that you own. If it is external material, you have to note the copyright. The following link is a vague summary about the copyright and the uploading of media in lectures and ILIAS: „Informationen zum UrhWissG“

5.5| [electric semester device] The order of digital texts at the USB after §60a UrhG


You can research and digitalize essays and journals of the USB from within ILIAS courses. Students are able to use your files as soon as the USB has uploaded your file into your course. Go to any ILIAS course and click on the tab “Elektronischer Semesterapparat” (key texts). The staff of the USB the texts in accordance with the copyright § 52a UrhG (12% or 100 pages of a text at most) and upload the scanned file as a PDF in your ILIAS course. Title that are available as e-books or e-journals must not be digitalized. It is possible to add those with a link to the ILIAS course. With this method the usage of the material can be billed precisely from the publishers. Students can also download the material via USB. A file upload from an e-books or e-journals resource into ILIA courses is prohibited. If you want to use the “Elektronischer Semesterapparat” the handout may be helpful: "CCE Handout_Elektronischer Semesterapparat".

5.5|Personal desk features and tidying up

 What is your personal desk? For example: courses in which you are "Administrator", "Tutor" or "Member" appear on your desk under "Selected Offers". Very convenient - after a few semesters but also very confusing. We have created a handout in which you not only get to know the functions of the personal desk and how you can „clean it“: "CCE-Handout Persönlicher Schreibtisch."

5.6| The web folder function.
With the web folder function, you can display ILIAS folders in a windows explorer folder.  Follow the instructions:
Windows 10:
  1. Navigate to the object you want to create as web folder.
  2. Click on the blue action button, which you find in the right top corner.
  3. Choose the option “Als Webordner öffnen” from the drop-down menu.
  4. ILIAS will open a new page with the following instructions:
  5. Copy the link from the address bar https://www.ilias.uni-koeln.de/ilias/webdav.php/uk/ref_xxxxxxx/   xxxx, because the number after "ref_" is always individual).
  6. Open your Explorer.
  7. Add the previously copied link into the online path of your windows explorer and press the enter button.
  8. A small window will open. Please enter your ILIAS login data.
  9. The web folder of the object will open up in your Explorer.
  10. Copy the folder and data structure into the window of your Explorer.
5.7| How do I export / import a course or object?

Within your course, or within any object, go to the export tab and confirm the create export file command. In the appearing overview, you specify for each object with a click, whether it should be exported or omitted. Then select “start export” and the export file (xml-file) will be generated. Reload the page if the export file is not displayed immediately. You can then download the export file (checkmark and confirm download). The course, or object, is exported as a zip folder. If you want to re-import the course, select Add new object in a category, then Course (or subject) and Option 2: Import course. Specify the Zip folder via Browse and confirm with Import.
Important NOTE: Do not rename it. Most time the ILIAS-system isn´t able to import a renamed-xml-file. In this case you will receive the error message “xml-manifest konnte nicht gefunden werden”

6 ILIAS internal message function (Mail)
6.1| The message system

ILIAS possesses an internal messaging system similar to e.g. Xing or Facebook. Therefore, e-Mails of external addresses cannot be received. If you want to receive and send mails via your employee-mail-address you have to log into your university webmail account https://webmail.uni-koeln.de via your username and password.  If you want to send a message via ILIAS to a certain ILIAS-user, ILIAS-course or ILIAS-group, you can follow our instruction.  Please take a look into our short instruction guide: „CCE Kurzanleitung_ ILIAS internes Nachrichtensystem”.

6.2| Usage of a private e-mail adress

Due to an adjustment of all UzK-systems you are not allowed to indicate a private Email-address in ILIAS. All new accounts are automatically assigned with @uni-koeln-addresses. Old accounts which are still indicated with private addresses will be updated with official university addresses by ILIAS. 

6.3| Usage of aliases

All accounts and personnel accounts are generated in ILIAS with official university addresses. Your E-Mail-alias can only be changed or removed via the Identity management of the university of Cologne (uniKIM): Identitätsmanagement der Universität zu Köln (uniKIM).

7 Problems with ILIAS functions?
7.1| Students cannot access the ILIAS course.

Have you turned the course online? Is it possible that you set up the availability of the course with e.g. dates, that it was automatically set to offline? You are not sure about it? No problem, just take a look into our short instruction guide: “CCE Kurzanleitung_Kurse online schalten”. Everything has been set up correctly but students still have no access? Please do not hesitate to send us a message – preferably via our support form.

7.2| Problems with the mail system?

We have worked out the most frequent application errors in this short quick start guide: "CCE Kurzanleitung_Troubleshooting Nachrichtensystem". In case of a technical defect you will also find all information that we need in this guide, or much easier use our support form. In the Mail function category, we ask for all important information.

7.3| The upload of a file does not work?

If you previously tried to upload a file via drag & drop you can use the application “Choose a file of your computer”. Please note that the file is limited to a size of 600 MB. Please use a different browser (e.g. Mozilla Firefox or Microsoft Edge) if problems continue to occur.

Please note that files containing any special characters [e.g. “Ä, Ü, Ö, !, ”, §, $, %, &, /, (, ), =, ?, #, +, *, ^, °] in the title lead to multiple errors and data corruption

Hint: Please note that your file is renamed into the .sec format due to our “security update”. Common and safety-related harmless file formats like .docx, .pptx or .pdf can be downloaded without problems. Other file formats like .iso are uploaded normally, but a .sec ending is added. See 7.4.

Please do not hesitate to contact us if there are problems with uploading materials after changing your browser: support formular.

7.4| File is renamed as.sec?

The security of ILIAS has been updated by our developers due to the hacking attempt on the federal government. Especially self-running application files are therefore a risk for the learning platform. Common and security-related file formats like .docx, .pptx, .pdf, or ppsm, can be uploaded without any problems. Some data formats like .iso can be uploaded, but are get changed to a .sec file. Please note that the file will not be corrupted: The file cannot be opened within ILIAS and therefore does not pose a threat to our learning platform. The ending .sec only stops the executing part of the file, students are able to download the file and rename it in order to use it. Example via an .iso file: Rename XXX.sec in XXX.iso. Alternatively, you can compress your file as a zip, which can be uploaded in ILIAS. Extract the zip after downloading it. You can send us files that have to be renamed into the .sec format any time. We will contact our developers if the format may be considered a security risk to the system. We will erase the format provided by you from our blacklist if it has not been considered to be a risk. The file can only be uploaded after those steps.

7.5| Problems to play a video?

Please check if your browser blocks specific elements due to security risks:
 
Instructions for Mozilla Firefox
Instructions for Internet Explorer
Instructions for Google Chrome
Instructions for Safari
Instructions for Opera
 
Furthermore, an old version of flash can cause incompatibilities. Please make sure that you updated your flash-plugin to the newest version.

Please do not hesitate to contact us if you encounter an incompatibility with the recording of a lecture provided by the sever “Opencast Matterhorn”. Please try changing your browser first before contacting opencast@uni-koeln.de.

If it is not your browser or the plug-in or Opencast, you can send us a support request. In our practical support form, all information is requested as needed.

8 Something was not transferred as expected from KLIPS to ILIAS?
8.1| Course was not transferred to ILIAS

The most frequent cause why a KLIPS course is not transferred to ILIAS is that it was manually entered that no ILIAS course should be generated. New courses in KLIPS hold in the entry “0” in the column “LV Kat”. This means that a ILIAS course will be generated automatically.  It is possible that somebody choose the option „Keinen ILIAS-Kurs erstellen“ in the category group of KLIPS. Especially if more persons are responsible for the creation of KLIPS courses. The ILIAS support is not allowed to change settings in KLIPS for you. But we wrote you a quick guide: „CCE Kurzanleitung_Keinen ILIAS Kurs generieren aus KLIPS rausnehmen“. If you have problems with adjustments in KLIPS you can contact the KLIPS support.
Changes in KLIPS will be transferred 24h - at the latest 48 h later, to ILIAS. If not, please contact us via our support form.

8.2| Administrators are missing in the ILIAS course

After you created a KLIPS course with lecturers or supervisors and entered the value 0, the administrators will not be transferred to ILIAS. The interface management uses the registered e-mail address in KLIPS. It is necessary to register an address in KLIPS otherwise lecturers or supervisors will not be transferred from KLIPS to ILIAS as well. Problems can occur if persons were employed at the university in the past. The computer center often creates a new account with the old personnel number. Even though you are added in KLIPS with your new account name the interface will probably add the old account as an administrator to the ILIAS course. If this is the case with your account, do not hesitate to contact us. We will then delete the old account manually from the interface and register your new account.
If you have problems with adjustments in KLIPS please contact the KLIPS support. The changes will be visible in ILIAS within the next 24 hours. If this is not the case please contact us. Our support form will ask for all information that we need to solve the case will be asked.

8.3| Administrators are removed from the ILIAS course

If you add an administrator into an ILIAS course it will be removed by the synchronization with KLIPS again. The interface will compare the e-mail addresses from course-administrators and supervisors. As KLIPS is the leading platform, all administrators need to be registered properly in KLIPS. Please keep in mind that the KLIPS course needs to have a value of 0 in the teaching responsibilities category. If you have problems with adjustments in KLIPS you can contact the KLIPS support. The changes will be visible in ILIAS within the next 24 hours. If this is not the case please contact us. Our support form asks for all information that we need to solve the case.

8.4 | Students are missing in the course

Only students who received a Fixplatz will be transferred to the KLIPS course. Students who are on the waiting list will not be transferred as members of the course. Students who unsubscribe from the course or are signed out will be automatically removed from the ILIAS course.

First-semester-students. First semesters reserve the courses in KLIPS BEFORE they are basically run as regular students in the system. These are not transferred. This means that the semester has to start first and students have to change their applicants to a regular student account. 

If students are missing in the ILIAS course despite having a Fixplatz or the manual adding does not work, please contact us via our support form. Here we will ask you for all necessary information to solve your case.

8.5| Doubled Groups

This is triggered if a group name is changed in KLIPS 2. If you changed the group names after the groups were created this will cause the creation of a new group. In ILIAS this change will not automatically be renamed but a new group with the renamed course will be added. If this is the case, please contact us via our support form. All necessary information will be asked to solve your problem.

8.6| Missing Groups

The most common reason why groups are missing is that it contains special symbols in the group title. These include symbols like #,<,>,`or &. The first step ist to change the name in KLIPS. If you have problems with adjustments in KLIPS you can contact the KLIPS support. The changes will be visible in ILIAS within the next 24 hours. If this is not the case please contact us via our support form. Here we aks all information that we need to solve the case.

Contact:
Phone: (0221) 470 - 4014

or via our contact form.
 
We are available from Monday to Friday from 10am to 2pm

Kategóriák

Ikon Kategória

Material

Ennek az elemnek az eléréséhez be kell jelentkeznie, és megfelelő jogosultsággal kell rendelkeznie.