Fragen und Antworten zu ILIAS | Kontakt: | |
1 Anmeldung & Passwort 1.1| Neuanmeldung Alle Mitarbeiter*innen erhalten vom Rechenzentrum der Universität zu Köln (RRZK) einen Personal-Account. Nachdem das RRZK Ihren Account angelegt hat, erhalten Sie zur Freischaltung Ihres Personal-Accounts zwei Briefe: Ein Brief enthält das PKZ (persönliches Kennzeichen) und ein anderer Brief Ihre PIN (persönliche Identifikationsnummer). Hier finden Sie eine Anleitung zur Freischaltung Ihres Accounts. 1.2| Benutzernamen vergessen? Während der Einrichtung Ihres Personal-Accounts wurde Ihnen vom Identitätsmanagement des RRZK ein Account-Name erstellt. Diese Kombination aus Ihrem Familiennamen sowie dem Anfangsbuchstaben Ihres Vornamens verwenden Sie auch für ILIAS. Wenn Sie Ihre Uni-Mail-Adresse kennen, ist ihr Benutzername wie folgt auszulesen: "mmuster1@uni-koeln.de" wird zum Benutzernamen "mmuster1". 1.3| Passwort vergessen? Ihr ILIAS-Passwort läuft über Ihren Personal-Account. Die Personal-Accounts werden vom RRZK verwaltet und sind über ein Identitäts-Management-System verbunden. Leider können wir Ihr Passwort daher weder einsehen noch ändern. Das Passwort können Sie selbst nur über das Identitätsmanagement System des RRZK zurückzusetzen. Gelingt Ihnen dies nicht selbstständig, wenden Sie sich bitte an das RRZK. 1.4| Anmeldung trotz korrekter Zugangsdaten nicht möglich? Sie geben Ihren korrekten Benutzernamen sowie das korrekte Passwort ein, aber können sich dennoch nicht einloggen? Oder erscheint die Meldung „Die Authentifizierung konnte wegen eines Fehlers im Anmeldungsverfahren (LDAP) nicht durchgeführt werden“? Hiervon sind vor allem die Benutzer*innen von Apple-Geräten betroffen, insbesondere in Kombination mit Safari. Der Wechsel auf einen Browser wie Mozilla, Chrome oder Edge konnte das Problem bereits mehrfach lösen. Zusätzlich kann es hilfreich sein, die alten Cookies zu löschen. 2 Kurs- und Gruppen-Administration (Kurse und Gruppen erstellen, Mitglieder hinzufügen und Kurse online stellen) 2.1|Wie erscheinen die Kurse in ILIAS? Die Schnittstelle zwischen ILIAS KLIPS ILIAS ist mit verschiedenen Systemen der Universität zu Köln verbunden. Eines davon ist KLIPS. Die Verbindung von ILIAS und KLIPS ermöglicht einen automatisierten Transfer Ihrer in KLIPS erstellten Veranstaltungen zu einem ILIAS-Kurs. Diese KLIPS/ILIAS-Schnittstelle legt entsprechend der in KLIPS vorliegenden Baumstruktur in ILIAS Kurshüllen an und überträgt in einer nächtlichen Synchronisation Dozierende, ILIAS-Verantwortliche und Teilnehmende. Kurstitel und Lehrveranstaltungsnummer werden ebenfalls übertragen. Anleitungen, wie Sie Ihre Lehrveranstaltungen in KLIPS anlegen, finden Sie auf der Webseite des KLIPS-Supports: „Applikation LV-Erhebung des KLIPS Supports“. Wenn Sie bei der Kurserstellung Hilfe benötigen, können Sie gerne eine Supportanfrage an den KLIPS-Support stellen. 2.2|Semesterbeginn: Wann erscheinen die in KLIPS angelegten Kurse in ILIAS? Die Kurse für das kommende Semester erscheinen ca. 6 Wochen vor Beginn der Vorlesungszeit in ILIAS. 2.3|Synchronisation der Daten zwischen KLIPS und ILIAS Nachdem die ILIAS-Kurse angelegt wurden, werden sie jede Nacht mit den Daten aus KLIPS abgeglichen. Aktualisierungen in KLIPS sind somit in der Regel am nächsten Tag in ILIAS sichtbar. Die Schnittstelle zwischen KLIPS und ILIAS läuft immer nachts ab 3 Uhr. Zu Beginn des Semesters kann der komplette Abgleich hierbei bis in die Morgenstunden dauern. 2.4| Kursadministrator*innen festlegen Alle Personen, die in KLIPS als Vortragende für eine Lehrveranstaltung eingetragen sind, werden automatisch ILIAS-Kursadministrator*in. Gleichzeitig können Sie weitere Personen als Betreuende eintragen. Es werden sowohl Vortragende als auch Betreuende in ILIAS zu Kursadministrator*innen. Wenn Sie Ihre Tutor*innen als Tutor*innen und nicht als Kursadministratoren einfügen möchten, so können Sie dies in ILIAS über den Reiter „Mitglieder“ vornehmen (s. 2.5 „Tutor*innen festlegen und der Unterschied zwischen KLIPS und ILIAS Tutor*innen“). 2.5| Tutor*innen festlegen und der Unterschied zwischen KLIPS und ILIAS Tutor*innen Wenn Sie einer Lehrveranstaltung neben den Lehrenden noch ILIAS-Tutor*innen zuordnen möchten, dann können (und müssen) Sie dies direkt in ILIAS machen. In KLIPS hinzugefügte Betreunde/Verantwortliche werden als Administrator*innen in den ILIAS-Kurs übertragen (s. KLIPS Anleitung). 2.6| Gruppen für ILIAS-Kurs in KLIPS erstellen Gruppen, die Sie in der KLIPS-Lehrveranstaltung erstellen, werden auch so im ILIAS-Kurs abgebildet. Hinweis: Die Standardgruppe wird nicht als Gruppe angelegt, sondern aus ihr wird der ILIAS-Kurs. Sie legen also innerhalb ihrer Lehrveranstaltung in KLIPS weitere Gruppen an. Die Studierenden geben während der Anmeldung zur Lehrveranstaltung an, welche Gruppe bevorzugt werden soll. Innerhalb eines Reihungsverfahren werden in KLIPS dann die Studierenden einer Gruppe zugewiesen. Zur Erstellung von Gruppen finden Sie eine Anleitung in der KLIPS-Online-Hilfe unter "Lehrveranstaltungsgruppen erstellen und verwalten". Eine Anleitung, wie Sie die Gruppen-Administrator*innen bzw. Tutor*innen in KLIPS eintragen können, finden Sie ebenfalls in der KLIPS-Online-Hilfe unter "ILIAS-Admin weiteren LV-Gruppen zuordnen". Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung der KLIPS-Gruppen benötigen, können Sie gerne eine Supportanfrage an den KLIPS 2.0 stellen. 2.7| Kein Zugriff gewährt: Kurse online stellen Alle Kurse, die aus KLIPS erstellt werden, sind offline und müssen von Ihnen online geschaltet werden. Solange der ILIAS-Kurs offline ist, können die Studierenden diese weder in ihrem Persönlichen Schreibtisch sehen noch über die Suchfunktion finden. Um einen Kurs in ILIAS online zu stellen, gehen Sie im Kurs in das Register „Einstellungen“ und setzen Sie dort bei „Online“ ein Häkchen. Speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierfür haben wir für Sie eine Kurzanleitung erstellt: „CCE Kurzanleitung_Kurse online schalten“ 3 Planung eines Blended Learning, Flipped Clasroom oder E-Learning? 3.1| Sie benötigen Hilfe während der Planung und Realisation? Neben unseren regulären Informationsveranstaltungen und Workshops bieten wir auch individuelle Beratung an. Mehr zu unserem Angebotsportfolio erfahren Sie unter „Beratungen, Schulungen und Workshops“. 3.2| Sie benötigen einen Ort für die Vorbereitung? Neben den semesterabhängigen Bereich in ILIAS existiert auch noch ein semesterunabhängiger Bereich. Die unabhängigen Bereiche werden von den Fakultäten verwaltet. Ihre Ansprechpartner*innen können Sie der folgenden Auflistung entnehmen: 4 Kooperationen mit Gästen, externen Instituten oder Hochschulen 4.1| Gastaccounts für Gastwissenschaftler*innen, Projektpartner oder Schülerstudent*innen Ohne einen Account ist die Nutzung von ILIAS leider nicht möglich. Für Gastwissenschaftler*innen, Projektpartner*innen oder Schülerstudent*innen können Sie aber einen Personal-Account beim RRZK beantragen. Neben ILIAS steht dann auch die Webmailfunktion zur Verfügung. Mehr Informationen zu den Abläufen finden Sie auf der Homepage des RRZKs unter „Mitarbeiteraccount“ (zum RRZK). 4.2| Gastaccounts verlängern Wir verlängern Ihren Gastaccount gerne. Schreiben Sie uns hierfür eine Nachricht oder verwenden Sie unser Supportformular. Unser Supportformular fragt Sie alle Informationen ab, die wir zur Verlängerung Ihres Accounts benötigen. Rufen Sie dafür bitte unter Lehrende & Mitarbeiter die Kategorie „Gastaccounts für Projektbeteiligte“ auf. 4.3| Freigabe von Kursen für Studierende der Universität Bonn Die ILIAS-Installation der Universität zu Köln ist über den E-Learning-Community-Server (ECS) mit der ILIAS-Installation der Universität Bonn verbunden. Dies lohnt sich vor allem dann, wenn Veranstaltungen beider Universitäten von den Studierenden gemeinsam besucht werden dürfen. Die Bonner Studierenden loggen sich in das Bonner ILIAS ein und erhalten Zugriff auf die freigegebenen ILIAS Kurse – und andersrum. Damit die Bonner Studierenden Ihre ILIAS-Kurse erreichen können, müssen Sie diese für die Uni Bonn freigeben. Wie das geht, erfahren Sie in unserer Kurzanleitung „CCE Kurzanleitung_Freigabe für Kurse an Studierende der Universität Bonn“. 4.4| Kooperationen über ECS Server mit anderen Hochschulen Die ILIAS-Installation der Universität zu Köln ist über den E-Learning-Community-Server (ECS) mit der ILIAS-Installation der Universität Bonn verbunden (s. 4.3 Freigabe von Kursen für Studierende der Universität Bonn). Der ECS wird von der Uni Bonn betrieben. Im Moment sind solche Verbindungen zwischen ILIAS, Moodle und StudIP möglich. Um diese Verbindung zu ermöglichen, sind einige Vorarbeiten zu leisten und die Systemadministratoren beider Instanzen müssen eng zusammenarbeiten. Wenn Sie solch eine hochschulübergreifende Kooperation anstreben, setzten Sie sich bitte frühzeitig mit uns (und der Partnerhochschule) in Verbindung. 5 ILIAS-Funktionen und -Tools 5.1| Übersicht über die ILIAS Tools ILIAS bietet viele verschiedene digitale Tools an. Um Ihnen eine kleine Übersicht zu bieten, haben wir Ihnen ein Handout zusammengestellt: CCE-Handout_ILIAS Tools in der Übersicht und die Auswahl der Tools. Neben der Tool-Übersicht wird auch die Auswahl dieser Tools thematisiert. Das Handout finden Sie übrigens auch im E-Learning Handbuch auf ILIAS. Schauen Sie doch mal vorbei. Es erwarten Sie hilfreiche Informationen zur Planung von digital angereicherten Lehrveranstaltungen sowie Anleitungen zu den unterschiedlichen Tools. Im Lernmodul „Good-Practice Beispiele aus der UzK“ finden Sie dokumentierte Lehrveranstaltungen und im Wiki „Tool-Sammlung“ Berichte zu den Einsatzmöglichkeiten der verschiedenen Tools. Möchten Sie gerne Ihre Lehrveranstaltung mit ILIAS Tools anreichern und wünschen eine Beratung? Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer Konzeption und Tool-Auswahl. Senden Sie uns eine Nachricht an: elearning-ilias(at)uni-koeln.de. 5.2| Anleitungen und Hilfen auf ILIAS Tooltips, Online-Hilfe und E-Learning Handbuch. In unserer „CCE Kurzanleitung_Hilfe finden“ finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Hilfe-Möglichkeiten in ILIAS. 5.3| Die ersten Schritte: das Hochladen einer Datei Sie möchten die Vorlesungsfolien in ILIAS hochladen? Klicken Sie hierfür innerhalb Ihres Kurses auf die Schaltfläche „Neues Objekt hinzufügen“ und wählen Sie den Eintrag Datei. Um Ihnen einen schnellen Einstieg in ILIAS zu ermöglichen, haben wir Ihnen eine Kurzanleitung erstellt: "CCE Kurzanleitung_Hochladen von Dateien". 5.4| Was darf ich in ILIAS hochladen? Wie in den Nutzungsbedingungen von ILIAS bestätigt, dürfen Sie nur Anderen nur solche Inhalte zur Verfügung stellen, an denen Sie auch die entsprechenden Nutzungsrechte haben. Sobald es sich um Fremdmaterial handelt, muss das Urheberrecht beachtet werden. Unter „Informationen zum UrhWissG“ finden Sie einen groben Überblick über die Rechtslage zum Urheberrecht und zur Bereitstellung von Medien innerhalb der Lehre bzw. in ILIAS. 5.5| [Elektronischer Semesterapparat] Digitale Texte nach § 60a UrhG bei der USB bestellen Aus jedem ILIAS-Kurs heraus können Sie bequem Aufsätze und Artikel bei der USB recherchieren und digitalisieren lassen. Nachdem die USB die Datei in Ihren Kurs hochgeladen hat, können die Studierenden diese nutzen. Gehen Sie dazu in einem beliebigen ILIAS-Kurs auf die Registerkarte "Elektronischer Semesterapparat". Die Mitarbeiter*innen der USB scannen das Werk im Einklang mit dem § 52a UrhG (max. 12% aber max. 100 Seiten eines Werkes) und laden die Datei als PDF in Ihren ILIAS-Kurs hoch. Sie können die Datei anschließend umbenennen oder verschieben. Den Kursmitgliedern steht die Datei für die Dauer der Lehrveranstaltung als Download zur Verfügung. Danach müssen Sie gemäß $ 52a UrhG die Datei aus dem Kurs löschen, wenn Sie den Kurs online lassen. 5.6|Persönlicher Schreibtisch Funktionen und Aufräumen Was ist ihr "Persönlicher Schreibtisch"? Auf Ihrem Persönlichen Schreibtisch erscheinen unter „Ausgewählte Angebote“ beispielsweise alle Kurse, in denen Sie als Administrator*in, Tutor*in oder Mitglied eingetragen sind. Sehr praktisch – nach einigen Semestern aber auch sehr unübersichtlich. Wir haben Ihnen ein Handout erstellt, in dem Sie nicht nur die Funktionen des Persönlichen Schreibtisches kennenlernen, sondern auch erfahren, wie Sie hier ein wenig Ordnung schaffen können: 5.7| Die Webordner-Funktion Mit der Webordner-Funktion können Sie sich ILIAS-Ordner als Windows Explorer-Ordner anzeigen lassen. Für WINDOWS 10:
Windows 7/8:
Für OSX:
5.8| Wie exportiere/importiere ich einen Kurs bzw. ein Objekt? Gehen Sie innerhalb Ihres Kurses (bzw. innerhalb jedes beliebigen Objekts) auf das Register "Export" und bestätigen Sie den Befehl "Exportdatei erzeugen".In der erscheinenden Übersicht legen Sie dann per Klick für jedes Objekt fest, ob es exportiert oder ausgelassen werden soll. Wählen Sie dann "Export starten" und die Exportdatei wird erzeugt. Laden Sie die Seite neu, wenn Sie die Export-Datei nicht sofort angezeigt wird. Anschließend können Sie die Exportdatei herunterladen (Häkchen setzen und "Herunterladen" bestätigen). Der Kurs (bzw. das Objekt) wird als Zip-Ordner exportiert. Benennen Sie diesen nicht um. Wollen Sie den Kurs wieder importieren, wählen Sie in einer Kategorie "Neues Objekt hinzufügen", dann "Kurs" (oder betreffendes Objekt) und "Option 2: Kurs importieren". Geben Sie über "Durchsuchen" den Zip-Ordner an und bestätigen Sie mit "Importieren". 6 ILIAS-interne Nachrichtenfunktion (Mail) 6.1| Das Nachrichtensystem ILIAS verfügt über ein internes Nachrichtensystem, ähnlich wie beispielsweise Xing oder Facebook. E-Mails von externen Adressen können Sie aus diesem Grund nicht empfangen. Wollen Sie also Mails über Ihre Mitarbeiter-Mailadresse verschicken und empfangen, loggen Sie sich bitte mit Ihren üblichen Login-Daten (Benutzername und Passwort) in Ihrem Uni-Webmail Account ein. 6.2| Nutzung der privaten E-Mail-Adresse Im Zuge der Anpassung an alle UzK-Systeme ist es von nun an nicht mehr erlaubt, eine private E-Mail-Adresse in ILIAS anzugeben. Alle neuen Accounts werden automatisch mit den @uni-koeln-Adressen bestückt. Alte Accounts, die im Moment noch mit einer privaten E-Mail-Adresse bestückt sind, werden nach und nach auf die offiziellen Universität-Adressen umgestellt. 6.3| Aliase verwenden In ILIAS werden die Accounts, ausgehend von Ihrem Personal-Account, mit den offiziellen Universitäts-Adressen erstellt. Ihre E-Mail-Aliase setzen oder entfernen können Sie nur im Identitätsmanagement der Universität zu Köln (uniKIM). 7 Probleme mit ILIAS-Funktionen? 7.1| Die Studierenden können auf den Kurs nicht zugreifen. Haben Sie den Kurs online gestellt? Haben Sie vielleicht die Verfügbarkeit so gesetzt, dass der Kurs automatisch offline gesetzt wurde? Sie wissen nicht, wie Sie das kontrollieren können? Kein Problem – genau dafür haben wir Ihnen eine Kurzanleitung erstellt: "CCE Kurzanleitung_Kurse online schalten". Alle Einstellungen sind korrekt, aber die Studierenden haben immer noch keinen Zugriff? Senden Sie uns gerne eine Nachricht – am besten über unser Supportformular. 7.2| Probleme mit dem Mailsystem? Sie haben in ILIAS und Webmail nachgeschaut und finden die Mail dennoch nicht? Ihre Studierenden versichern aber, dass die Mail im richtigen System und an den richtigen Benutzernamen versendet wurde? Oder Sie haben eine Nachricht versendet und Studierende versichern Ihnen, dass nie eine Nachricht angekommen sei? Wir haben Ihnen innerhalb einer kleinen Kurzanleitung die häufigsten Anwendungsfehler aufgearbeitet. Ebenfalls finden Sie in der „CCE Kurzanleitung_Troubleshooting Nachrichtensystem“ die Angaben, die wir benötigen, um im Falle eines technischen Defekts tätig werden zu können. Alternativ können Sie auch unser Supportformular nutzen. In der Kategorie "Mailfunktion" fragen wir alle wichtigen Angaben ab. 7.3| Das Hochladen einer Datei funktioniert nicht? Sofern Sie es bisher über die Drag & Drop-Funktion („Ziehen Sie die Datei in diesen Bereich“) versucht haben, nutzen Sie nun bitte den Befehl darunter: „Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus“. Ihre Datei darf nicht größer sein als 600 MB. Wenn weiterhin Probleme bestehen, verwenden Sie einen anderen Browser (z.B. Firefox oder Internet Explorer). Sollte der Upload noch immer nicht funktionieren, senden Sie uns gerne eine Nachricht über unser Supportformular. 7.4| Datei wird in .sec umbenannt? Nach dem Hack auf die Bundesregierung haben sich die Entwickler*innen des ILIAS-Vereins zusammengesetzt und die Sicherheitsproblematik besprochen. Vor allem ausführende Dateiformate stellen dabei ein großes Risiko für eine Lernplattform dar. Daraufhin mussten wir ein „security update“ durchführen. Gewöhnliche und sicherheitstechnisch unbedenkliche Dateiformate, wie ".docx", ".pptx", ".pdf" oder ."ppsm" können problemlos hochgeladen werden. Bei einigen Dateiformaten wie beispielsweise ".iso" wird die Datei zwar hochgeladen, doch erscheint in ILIAS ein ".sec" als Endung. Die Datei wird dadurch nicht zerstört. Sie kann lediglich nicht IN ILIAS geöffnet werden und stellt somit keine Gefahr für unsere Lernplattform dar. Durch die Endung ".sec" wird die Datei aber lediglich an der Ausführung gehindert. Ihre Studierenden können die Datei herunterladen und wieder umbenennen. Am Beispiel einer .iso-Datei bedeutete dies, "XXX.sec" in "XXX.iso" umzubenennen. Alternativ können Sie Ihre Datei auch in einer Zip packen. Die Zip kann dann hochgeladen werden. Nach dem Runterladen muss die Zip-Datei nur noch entpackt werden. 7.5| Probleme mit dem Abspielen von Videos? Überprüfen Sie bitte, ob Ihr Browser bestimmte Inhalte aufgrund von Sicherheitsrisiken blockiert: 8 Etwas wurde nicht wie erwartet von KLIPS nach ILIAS übertragen? 8.1| Kurs wurde nicht nach ILIAS übertragen Der häufigste Grund, warum ein KLIPS-Kurs nicht nach ILIAS übertragen worden ist: In KLIPS wurde zuvor händisch eingestellt, dass kein ILIAS-Kurs gewünscht ist. Neue Kurse in KLIPS haben in der Spalte "LV Kat." Den Eintrag "0". Das bedeutet, dass automatisch ein ILIAS-Kurs erstellt wird. Vor allem, wenn mehrere Personen für das Anlegen der KLIPS-Kurse zuständig sind, kann es passieren, dass (ohne Ihr Wissen) innerhalb der KLIPS-Kategoriegruppe "ILIAS" „Keinen ILIAS-Kurs erstellen“ ausgewählt wurde. Der ILIAS-Support darf diese Einstellungen in KLIPS nicht für Sie ändern. Wir haben Ihnen aber eine Kurzanleitung erstellt: "CCE Kurzanleitung_Keinen ILIAS Kurs generieren aus KLIPS rausnehmen“. Wenn Sie Probleme mit den Änderungen in KLIPS haben, können Sie sich gerne an den KLIPS-Support wenden. Nach der Änderung in KLIPS sollte der ILIAS-Kurs am nächsten – spätestens jedoch übernächsten Tag – erscheinen. Sollte dies nicht der Fall sein, melden Sie sich gerne bei uns. In unserem praktischen Supportformular werden alle Informationen, die wie benötigen, abgefragt. 8.2| Administrator*innen fehlen im Kurs Wenn Sie einen KLIPS-Kurs anlegen und für Vortragende oder Betreuende bei Lehrverpflichtung den Wert „0“ eingeben, werden die Administrator*innen nicht nach ILIAS übertragen. Die Schnittstelle arbeitet übrigens mit der in KLIPS eingetragenen E-Mail-Adresse. Wenn Sie also Vortragende oder Betreuende hinzufügen, die in KLIPS Ihre E-Maila-Aresse nicht eingetragen haben, werden diese ebenfalls nicht nach ILIAS übertragen. Probleme können sich auch ergeben, wenn Personen schon einmal an der UzK beschäftigt waren. Zu der alten Personalnummer wird im Rechenzentrum meist ein neuer Account angelegt. Auch wenn Sie in KLIPS mit dem neuen Benutzernamen zu den Kursen hinzugefügt werden, wird über die Schnittstelle dennoch manchmal noch der alte Benutzername als Kurs-Administrator*in hinzugefügt. Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, melden Sie sich gerne bei uns. Wir löschen dann den alten Account händisch aus der Schnittstelle und tragen dafür Ihren neuen Account ein. Wenn Sie Probleme mit den Änderungen in KLIPS haben, können Sie sich gerne an den KLIPS-Support wenden. 8.3| Administrator*innen werden aus dem ILIAS Kurs entfernt Wenn Sie in ILIAS Kurs-Administrator*innen hinzufügen, werden diese durch die Synchronisierung mit KLIPS wieder entfernt. Die Schnittstelle vergleicht dabei die E-Mail-Adressen der Vortragenden und Betreuenden. KLIPS ist dabei das tonangebende System, sodass Kurs-Administrator*innen erst in KLIPS richtig eingetragen werden müssen. Beachten Sie dabei auch, dass innerhalb des KLIPS-Kurses bei der Lehrverpflichtung einen Wert angegeben haben, der über 0 liegt. Wenn Sie Probleme mit den Änderungen in KLIPS haben, können Sie sich gerne an den KLIPS-Support wenden. 8.4 | Studierende fehlen im Kurs Nur Studierende, die einen Fixplatz in KLIPS haben (Status „ZU“), werden übertragen. Studierende, die sich auf der Warteliste befinden, werden nicht als Mitglieder übertragen. Wenn Studierende sich in KLIPS abmelden beziehungsweise abgemeldet werden, werden diese Studierenden automatisch auch aus dem ILIAS-Kurs entfernt. Studierende, die in ILIAS manuell als Kursmitglieder aufgenommen wurden, werden NICHT automatisch aus dem ILIAS-Kurs entfernt. Doch auch hier gilt wieder die Regel, dass sie sich nicht in KLIPS abgemeldet haben dürfen. 8.5| Doppelte Gruppen Dies liegt wahrscheinlich an einer Umbenennung des Gruppennamens in KLIPS. Wenn Sie den Gruppennamen in KLIPS geändert haben, nachdem bereits Ihre Gruppen in ILIAS angelegt wurden, ist es technisch so, als würden Sie eine gänzlich neue Gruppe anlegen. Ihre alten Gruppen in ILIAS werden also nicht automatisch umbenannt, sondern es erscheinen neue Gruppen, mit den von Ihnen geänderten Gruppennamen. Sollte dies der Fall sein, senden Sie uns gerne eine Nachricht an ilias-helpdesk@uni-koeln.de. Geben Sie hierbei bitte auch die LV-Nummer sowie den Link zum ILIAS-Kurs an. 8.6| Fehlende Gruppen Häufigster Grund: Der Titel der Gruppe enthält Sonderzeichen. Dazu zählen beispielsweise #, <, >, \, `, ´ oder das kaufmännische „&“. Wenn Sie in KLIPS den Namen der Gruppe korrigieren, wird diese nach ILIAS übertragen. Wenn die Gruppe nach zwei Tagen in ILIAS nicht erscheint, senden Sie uns gerne eine Nachricht an ilias-helpdesk@uni-koeln.de. Geben Sie hierbei bitte auch die LV-Nr., den Titel des Kurses sowie die Namen der Gruppen, die nicht übertragen werden, an. Sehr hilfreich ist zudem auch immer ein Link zum ILIAS-Kurs. | Telefon: (0221) 470 - 4014 oder über unser Kontaktformular. Wir sind von Montag bis Freitag von 10 bis 14 Uhr für Sie erreichbar. Offene Sprechstunde des CCEs im EPC Gebäude 103 (Philosophikum) Im Raum S56 Mittwoch 04.12.2019 08:00 - 09:30 Mittwoch 08.01.2020 08:00 - 09:30 | |
Questions and answers about ILIAS 1 Registration & Login 1.1| New registration All employees receive a personnel-account via the data center of the University of Cologne (RRZK). After the data center has created your account, you will receive two letters to activate your account: One letter will contain your PKZ (personal mark) and the other your PIN (personal identification number). Follow the link for an instruction to activate your account. 1.2| Forgot username? While the creation of your personnel account the identity management of the RRZK will generate a name for your account. This name mostly is a combination of your family name and the first letter of your first name. Use this combination to log into ILIAS. If you know your webmail account, your username can be read as follows: jdoe1@uni-koeln.de your username therefore is jdoe1. 1.3| Forgot password? Your ILIAS password runs through your personnel account. The personnel accounts are managed by an identity-management-system via the RRZK. Unfortunately, we are not able to look up or change your password. If a change is necessary you can change or reset it via the RRZK´s identity-management-system. 1.4| Log in despite correct access data not possible? You enter your correct username and password but cannot log in? Or you receive the notification “authentication was not possible because of a log in error (LDAP)” („Die Authentifizierung konnte wegen eines Fehlers im Anmeldungsverfahren (LDAP) nicht durchgeführt werden“?)
2 Course- and group-administration (create courses and groups, add members and put courses online) 2.1|How do the courses appear in ILIAS? The interface between ILIAS KLIPS ILIAS is connected with different systems of the University of Cologne. One of those is the connection to KLIPS. This connection enables the automatic transfer of your, in KLIPS generated, courses into an ILIAS course. This KLIPS/ILIAS interface copies the course data provided by KLIPS into ILIAS. In a nightly synchronization lecturers and course members are added to the ILIAS course. Also the course title and the course number are transferred. Please check the website of the KLIPS support on how you can create a course in KLIPS „Applikation LV-Erhebung des KLIPS Supports“. 2.2|Start of term: When do the registered KLIPS courses appear in ILIAS? The courses for the coming term appear about six weeks before the start of lecture. 2.3|Data synchronization between KLIPS2 and ILIAS After the ILIAS courses were compiled, they will be synchronized every night with data from KLIPS 2. Updates from KLIPS 2 are therefore visible in ILIAS the next day. The interface between KLIPS and ILIAS is active from 6.pm At the start of the term the complete reconciliation can last until morning. 2.4| Determine course administrator Every person who is registered as lecturer for a course in KLIPS 2, will automatically be transferred as an administrator into the ILIAS course. Itis also possible to add persons as helpers. Lecturers as well as helpers are transferred as administrators to ILIAS. If you want to add your tutors with the tutor role and not as course administrators, you can do so in the members tab (see 2.5 differences between KLIPS and ILIAS tutors). 2.5| Determine tutors and differences between KLIPS and ILIAS tutors If you want to add ILIAS tutors besides lecturers in ILIAS you have to add the tutors via the members tab in the 2.6| How to compile course groups from KLIPS to ILIAS Groups which you compiled from a KLIPS course will also be shown as such in the ILIAS course. Please note: The standard group will not be compiled as a group, it will become the ILIAS course. You therefore compile more groups in your course in KLIPS. During the registration for the course, the students state which of the possible groups they prefer. The students will then be assignment to a group with a random process in KLIPS. You find an instruction how to generate groups in the KLIPS 2 online help section. You find an instruction how to compile group administrators or tutors in KLIPS 2 also in the KLIPS 2 online help section. 2.7| Access denied: Put courses online All in KLIPS compiled courses are offline by default and have to be put online manually. As long as a ILIAS course is offline students are not able to see the course on their working desk nor can they find it in the searching section. To put an ILIAS course online you need to open the tab settings and tick the box named online. Please safe your changes. We prepared a brief manual for you: „CCE Kurzanleitung_Kurse online schalten“ 3 Planning Blended Learning, Flipped Classroom or E-Learning? 3.1| You need help during your planning and realization? Besides our regular information events and workshops we also provide individual consultation. For more information please visit us on ILIAS. 3.2| You need a place for your preparation? Besides the semester dependent section in ILIAS, there is also an independent section. The independent sections are administrated by the faculties. You can find your contact in the following listing. 4 Cooperations with external persons, institutes or universities 4.1| Guest accounts for guest scientists, project partners or school students Sofern nur ILIAS genutzt werden soll, können Sie einen Gastaccount am CCE beantragen. Gastaccounts sind immer für 6 Monate gültig und können beliebig oft um weitere 6 Monate verlängert werden (s 4.2 Gastaccounts verlängern). Senden Sie uns dazu folgendes Formular an ilias-helpdesk@uni-koeln.de. Sollten Sie mehrere Gastaccounts benötigen, füllen Sie bitte diesen Antrag aus (lediglich einen Antrag) und hängen bitte die ausgefüllte Exceltabelle mit an. Unfortunately, it is not possible to use ILIAS without a registered account. Though, you can request a personnel account for guest scientists, project partners or school students at the RRZK. Besides ILIAS you can also use the Webmail functions. You can find more about the procedure at the homepage of the RRZK under the tab personnel account. In respect that only ILIAS should be used you can request a guest account. Guest accounts can be activated for six months and can be extended arbitrary for another six months. Please send us this form for a number of guest accounts to "ilias-helpdesk@uni-koeln.de" If you need a various number of guest accounts please fill this form and attach the completed Excel table as well. 4.2| Extend guest acount contracts We gladly extent your guest accounts. Please write an e-mail or use the support form. Our support form will ask you about all needed information to extend your guest accounts. Call up the lecturer and employee section in the category guest accounts for project participants. 4.3| Enable access to courses for students of the University of Bonn The ILIAS system of the University of Cologne is connected to the E-Learning-Community-Server (ECS) of the University of Bonn. This is worthwhile if courses of both universities can be attended by students. Students of the University of Bonn log in into the ILIAS of the University of Bonn and get access to enabled ILIAS courses of Cologne and vice versa. In order to provide access to your courses for students of the University of Bonn you need to enable this option in the course settings. Here you find a brief manual on how it works: „CCE Kurzanleitung_Freigabe für Kurse an Studierende der Universität Bonn“. 4.4| Collaboration through ECS server of other Universities The ILIAS system of the University of Cologne is connected through the E-Learning-Community-Server (ECS) with the ILIAS system of the University of Bonn. The ECS is run by the University of Bonn. At the moment a connection between ILIAS, Moodle and StudIP is possible. To make such a connection possible some preparations are needed and system administrators of both organizations need to work closely. If you strive for such a cooperation please get in touch with us (and the partner University) early. 5 ILIAS functions and tools 5.1| Overview about ILIAS tools ILIAS provides many different digital tools. To give you a brief overview we prepared a handout: " 5.2| Instructions and help at ILIAS Tooltips, Online-Help and E-Learning manual. You can find a summary of the various help options in ILIAS in our „ 5.3| The first steps: File upload You want to upload the slides of your courses in ILIAS? Click on the "Add new object" button and select the file entry. In order to enable a quick setup in ILIAS we provide you with a short manual: " 5.4| What am I allowed to upload? As stated in the conditions of use of ILIAS, you are only allowed to share contents that you own. If it is external material, you have to note the copyright. The following link is a vague summary about the copyright and the uploading of media in lectures and ILIAS: „Informationen zum UrhWissG“ 5.5| [electric semester device] The order of digital texts at the USB after §60a UrhG
5.5|Personal desk features and tidying up What is your personal desk? For example: courses in which you are "Administrator", "Tutor" or "Member" appear on your desk under "Selected Offers". Very convenient - after a few semesters but also very confusing. We have created a handout in which you not only get to know the functions of the personal desk and how you can „clean it“: " 5.6| The web folder function. With the web folder function, you can display ILIAS folders in a windows explorer folder. Follow the instructions: Windows 10:
5.7| How do I export / import a course or object? Within your course, or within any object, go to the export tab and confirm the create export file command. In the appearing overview, you specify for each object with a click, whether it should be exported or omitted. Then select “start export” and the export file (xml-file) will be generated. Reload the page if the export file is not displayed immediately. You can then download the export file (checkmark and confirm download). The course, or object, is exported as a zip folder. If you want to re-import the course, select Add new object in a category, then Course (or subject) and Option 2: Import course. Specify the Zip folder via Browse and confirm with Import. 6 ILIAS internal message function (Mail) 6.1| The message system ILIAS possesses an internal messaging system similar to e.g. Xing or Facebook. Therefore, e-Mails of external addresses cannot be received. If you want to receive and send mails via your employee-mail-address you have to log into your university webmail account https://webmail.uni-koeln.de via your username and password. If you want to send a message via ILIAS to a certain ILIAS-user, ILIAS-course or ILIAS-group, you can follow our instruction. Please take a look into our short instruction guide: „ 6.2| Usage of a private e-mail adress Due to an adjustment of all UzK-systems you are not allowed to indicate a private Email-address in ILIAS. All new accounts are automatically assigned with @uni-koeln-addresses. Old accounts which are still indicated with private addresses will be updated with official university addresses by ILIAS. 6.3| Usage of aliases All accounts and personnel accounts are generated in ILIAS with official university addresses. Your E-Mail-alias can only be changed or removed via the Identity management of the university of Cologne (uniKIM): Identitätsmanagement der Universität zu Köln (uniKIM). 7 Problems with ILIAS functions? 7.1| Students cannot access the ILIAS course. Have you turned the course online? Is it possible that you set up the availability of the course with e.g. dates, that it was automatically set to offline? You are not sure about it? No problem, just take a look into our short instruction guide: “ 7.2| Problems with the mail system? We have worked out the most frequent application errors in this short quick start guide: " 7.3| The upload of a file does not work? If you previously tried to upload a file via drag & drop you can use the application “Choose a file of your computer”. Please note that the file is limited to a size of 600 MB. Please use a different browser (e.g. Mozilla Firefox or Microsoft Edge) if problems continue to occur. 7.4| File is renamed as.sec? The security of ILIAS has been updated by our developers due to the hacking attempt on the federal government. Especially self-running application files are therefore a risk for the learning platform. Common and security-related file formats like .docx, .pptx, .pdf, or ppsm, can be uploaded without any problems. Some data formats like .iso can be uploaded, but are get changed to a .sec file. Please note that the file will not be corrupted: The file cannot be opened within ILIAS and therefore does not pose a threat to our learning platform. The ending .sec only stops the executing part of the file, students are able to download the file and rename it in order to use it. Example via an .iso file: Rename XXX.sec in XXX.iso. Alternatively, you can compress your file as a zip, which can be uploaded in ILIAS. Extract the zip after downloading it. You can send us files that have to be renamed into the .sec format any time. We will contact our developers if the format may be considered a security risk to the system. We will erase the format provided by you from our blacklist if it has not been considered to be a risk. The file can only be uploaded after those steps. 7.5| Problems to play a video? Please check if your browser blocks specific elements due to security risks: 8 Something was not transferred as expected from KLIPS to ILIAS? 8.1| Course was not transferred to ILIAS The most frequent cause why a KLIPS course is not transferred to ILIAS is that it was manually entered that no ILIAS course should be generated. New courses in KLIPS hold in the entry “0” in the column “LV Kat”. This means that a ILIAS course will be generated automatically. It is possible that somebody choose the option „Keinen ILIAS-Kurs erstellen“ in the category group of KLIPS. Especially if more persons are responsible for the creation of KLIPS courses. The ILIAS support is not allowed to change settings in KLIPS for you. But we wrote you a quick guide: „CCE Kurzanleitung_Keinen ILIAS Kurs generieren aus KLIPS rausnehmen“. If you have problems with adjustments in KLIPS you can contact the KLIPS support. 8.2| Administrators are missing in the ILIAS course After you created a KLIPS course with lecturers or supervisors and entered the value 0, the administrators will not be transferred to ILIAS. The interface management uses the registered e-mail address in KLIPS. It is necessary to register an address in KLIPS otherwise lecturers or supervisors will not be transferred from KLIPS to ILIAS as well. Problems can occur if persons were employed at the university in the past. The computer center often creates a new account with the old personnel number. Even though you are added in KLIPS with your new account name the interface will probably add the old account as an administrator to the ILIAS course. If this is the case with your account, do not hesitate to contact us. We will then delete the old account manually from the interface and register your new account. 8.3| Administrators are removed from the ILIAS course If you add an administrator into an ILIAS course it will be removed by the synchronization with KLIPS again. The interface will compare the e-mail addresses from course-administrators and supervisors. As KLIPS is the leading platform, all administrators need to be registered properly in KLIPS. Please keep in mind that the KLIPS course needs to have a value of 0 in the teaching responsibilities category. If you have problems with adjustments in KLIPS you can contact the KLIPS support. The changes will be visible in ILIAS within the next 24 hours. If this is not the case please contact us. Our support form asks for all information that we need to solve the case. 8.4 | Students are missing in the course Only students who received a Fixplatz will be transferred to the KLIPS course. Students who are on the waiting list will not be transferred as members of the course. Students who unsubscribe from the course or are signed out will be automatically removed from the ILIAS course. 8.5| Doubled Groups This is triggered if a group name is changed in KLIPS 2. If you changed the group names after the groups were created this will cause the creation of a new group. In ILIAS this change will not automatically be renamed but a new group with the renamed course will be added. If this is the case, please contact us via our support form. All necessary information will be asked to solve your problem. 8.6| Missing Groups The most common reason why groups are missing is that it contains special symbols in the group title. These include symbols like #,<,>,`or &. The first step ist to change the name in KLIPS. If you have problems with adjustments in KLIPS you can contact the KLIPS support. The changes will be visible in ILIAS within the next 24 hours. If this is not the case please contact us via our support form. Here we aks all information that we need to solve the case. | Contact: Phone: (0221) 470 - 4014 or via our contact form. We are available from Monday to Friday from 10am to 2pm | |