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ILIAS-Kurse über KLIPS 1 & 2 generieren

Informationen für das Wintersemester 2016/17

Reiter

Anleitung für KLIPS- und ILIAS-Administrator*innen
Kontakt:
Einige Einstellungen Ihrer automatisch erstellten ILIAS-Kurse müssen in KLIPS 1 und/oder KLIPS 2 vorgenommen werden. Lesen Sie hier nach, welche Einstellungen für Ihren Kurs relevant sind. Beachten Sie bei Kursen aus dem Parallelbetrieb von KLIPS 1 und 2 die Punkte 1, 2 und 3.

Beachten Sie auch die Informationen des KLIPS-2-Supports zu ILIAS
1 ILIAS-Kurs aus KLIPS 1 erstellen
1.1| Generierung eines ILIAS-Kurses aus KLIPS 1
Gehen Sie in Ihrer KLIPS 1-Veranstaltung auf Edit und wählen Sie rechts den Reiter 2 aus. Klicken Sie auf die Registrierkarte E-Learning, aktivieren Sie das Häkchen im Feld ILIAS und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Lesen Sie hier zum Vorgehen in KLIPS 1 nach (Punkt E-Learning).

Sobald das neue Semester in ILIAS angelegt wird, erscheint Ihr Kurs auf Ihrem Persönlichen Schreibtisch in ILIAS.

Für die Studierenden ist der Kurs sichtbar, wenn Sie den Kurs online schalten (siehe dazu weiter unten 5.1).
1.2| Administrator*innen und Tutor*innen in KLIPS 1 bestimmen
Personen, die den Kurs in ILIAS verwalten sollen (z.B. SHKs), müssen in KLIPS bestimmt werden. Eine Zuweisung von Administrationsrechten in ILIAS ist für Kurse aus KLIPS 1 oder 2 nicht möglich bzw. werden die Personen regelmäßig automatisch entfernt.

Klicken Sie im Edit-Format der KLIPS-1-Veranstaltung in das Register Zugeordnete Lehrpersonen und tragen Sie dort über den Befehl Neu die Person ein, die den ILIAS-Kurs später verwalten soll.
Im Feld Zuständigkeit haben Sie bzgl. ILIAS folgende Auswahlmöglichkeiten:
 
  • „verantwortlich“: Die Person ist für die Lehrveranstaltung inhaltlich und organisatorisch verantwortlich und ist Administrator*in sowohl in KLIPS 1 wie auch in ILIAS.
  • „ILIAS-Kursadmin“: Die Person hat Administrationsrechte in ILIAS, kann aber an der KLIPS-1-Veranstaltung keine Änderungen vornehmen.
 
Bitte beachten Sie: Die Administrator*innen müssen sich einmal in KLIPS 1 angemeldet haben, damit Sie von KLIPS nach ILIAS übertragen werden.
Sofern KLIPS-Accounts zentral von Sekratariaten o.ä. beantragt werden, sollten Sie die Lehrperson benachrichtigen sobald der Account vom KLIPS-Team bereit gestellt wurde. Diese müssen sich einmal in KLIPS 1 einloggen, um für die Übertragung zu ILIAS freigeschaltet zu sein.
1.3| Mitglieder für ILIAS-Kurs aus KLIPS 1 bestimmen
Alle Studierenden, die in der KLIPS 1-Lehrveranstaltung zugelassen sind, werden automatisch Mitglied im Kurs. Studierende, die abgelehnt wurden, werden aus dem ILIAS-Kurs wieder entfernt. Die Mitgliedschaft richtet sich nach dem Zustand in KLIPS.

Lesen Sie hier zur nachträglichen Zulassung in KLIPS 1 nach (Punkt Nachträgliche Zulassung).
2 ILIAS-Kurs aus KLIPS 2 erstellen
2.1| Generierung eines ILIAS-Kurses aus KLIPS 2
Zu allen Veranstaltungen, die in KLIPS 2 sind, wird automatisch ein ILIAS-Kurs erstellt.

Sofern Sie keinen ILIAS-Kurs erstellen möchten, nutzen Sie den Befehl LV-Kategorie in KLIPS 2. Lesen Sie hier die detailierte Anleitung nach.
2.2| Administrator*innen für ILIAS-Kurs in KLIPS 2 bestimmen
Personen, die in KLIPS 2 als Vortragende/r für eine Lehrveranstaltung definiert sind, werden automatisch ILIAS-Kursadministrator*in.

Gleichzeitig können Sie andere Personen in KLIPS 2 definieren, die Ihren ILIAS-Kurs verwalten sollen. Definieren Sie diese in KLIPS 2 als Betreuende (zur Anleitung) und diese werden auch Kurs-Administrator*in.
2.3| Gruppen für ILIAS-Kurs aus KLIPS 2 erstellen
Sofern Sie Gruppen in der KLIPS 2-Lehrveranstaltung erstellen, werden diese auch so im Kurs abgebildet. Die Standardgruppe wird allerdings nicht als Gruppe angelegt, sondern die Studierenden werden Mitglieder des Kurses.

Zur Erstellung von Gruppen lesen Sie hier die Anleitung in der KLIPS 2-Online Hilfe nach.

Eine Anleitung, wie Sie die Gruppen-Administrator*innen bzw. Tutor*innen in KLIPS 2 eintragen, finden Sie hier.

Beachten Sie bitte, dass Sie keine Sonderzeichen wie „< >“ für die Gruppennamen verwenden. Dies führt zu Fehlern bei der Übertragung. Wenn die Lehrveranstaltung noch im Parallelbetrieb mit KLIPS 1 läuft, so ändern Sie die Gruppennamen bitte überhaupt nicht ab, um die Zusammenlegung der Gruppen mit KLIPS 1 sicherzustellen.

Bitte beachten Sie hierzu Kapitel 3.2, sofern Sie mit Kursen aus Klips 1 und 2 in ILIAS arbeiten möchten.
2.4| Gruppenadministrator*innen/Tutor*innen für ILIAS-Kurs in KLIPS 2 bestimmen
Pflegen Sie die Vortragenden auf Gruppenebene in KLIPS 2 ein und weisen Sie jenen einen Wert größer 0 bei der Lehrverpflichtung zu. Die Vortragenden der Gruppe, werden dann Gruppenadministrator*innen der jeweiligen Gruppe. Zur Anleitung in KLIPS 2

Bitte beachten Sie: Bleibt der Wert für die Lehrverpflichtung bei 0, so werden die Vortragenden auf Gruppenebene nicht als Admins übertragen.
2.5| Mitglieder für ILIAS-Kurs aus KLIPS 2 bestimmen
Alle Studierenden, die einen Fixplatz haben, werden Mitglied des Kurses (sofern sie in der Standardgruppe sind). Bei Gruppen werden sie zusätzlich Mitglied in der jeweiligen Gruppe.
3 ILIAS-Kurs mit Anbindung an KLIPS 1 und 2
3.1| Lehrveranstaltungen aus KLIPS 1 und 2 in ILIAS zusammenführen
Um für eine Lehrveranstaltung, die in beiden KLIPS-Systemen angelegt ist, lediglich einen Kurs zu erstellen, müssen Sie die LV-Nummer aus KLIPS 2 in die Veranstaltung in KLIPS 1 eintragen.

Überprüfen Sie, ob die Nummer korrekt ist. Bei falscher Eingabe und Übertragung dauert die Korrektur in ILIAS mehrere Tage.

Gleichzeitig müssen alle Voraussetzungen (beschrieben in Kapitel 1 und 2) erfüllt sein.

Beachten Sie zudem, dass sich der Titel Ihres ILIAS-Kurses nach dem Titel der Lehrveranstaltung in KLIPS 2 richtet.
3.2| Gruppen aus Klips 1 und 2 in einem Kurs zusammenführen
Gruppen aus KLIPS 1 und KLIPS 2 werden im ILIAS-Kurs nur dann zusammengeführt, wenn Sie die Gruppennamen in KLIPS 2 nicht ändern. Belassen Sie also den Namen bei "Gruppe 1" usw.

Sollten Sie mit unterschiedlichen Gruppen arbeiten wollen, so ändern Sie die Namen in KLIPS 2 ab.
4 Übertragung von KLIPS nach ILIAS
4.1| Anlegen eines neuen Semesters in ILIAS
 Sie finden die Kurse des neuen Semester ca. 6 Wochen vor Vorlesungsbeginn in ILIAS vor.
4.2| Synchronisation der Daten zwischen KLIPS 1 & 2 und ILIAS
Nachdem die ILIAS-Kurse angelegt wurden, werden Sie jede Nacht mit den Daten aus KLIPS 1 und 2 abgeglichen. Aktualisierungen in KLIPS 1 oder 2 sind somit in der Regel am nächsten Tag in ILIAS sichtbar.

Die Schnittstelle zwischen KLIPS und ILIAS läuft nachts ab 3 Uhr. Zu Beginn des Semesters kann der komplette Abgleich bis in die Morgenstunden dauern.
5 Administration des ILIAS-Kurses
5.1| ILIAS-Kurs online schalten
Alle Kurse, die aus KLIPS erstellt werden, sind offline und müssen online geschaltet werden. Solange Kurse offline sind, können die Studierenden diese nicht sehen oder über die Suchfunktion finden.

Um einen Kurs in ILIAS online zu stellen, gehen Sie im Kurs in das Register Einstellungen und setzen Sie dort bei Online ein Häkchen. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
5.2| Mitglieder bzw. Studierende hinzufügen
Studierende sollten in KLIPS 1 oder 2 zugelassen werden, um Zugriff auf den ILIAS-Kurs zu haben. In Einzelfällen können Sie die Mitgliederverwaltung im Kurs nutzen, jedoch werden Studierende teilweise wieder entfernt.

Sollten Sie eine*n Studierende*n im laufenden Semester zulassen, so dauert der Übertrag nach ILIAS bis zum nächsten Tag.
6 Etwas wurde nicht wie erwartet übertragen ...
6.1| Doppelte Kurse
Überprüfen Sie, ob die LV-Nummern in KLIPS 1 und 2 übereinstimmen. Korrigieren Sie diese ggf. Nach erfolgter Korrektur werden die Teilnehmer*innen aus KLIPS 1 in den Kurs aus KLIPS 2 eingefügt. Den Kurs aus KLIPS 1 können Sie danach offline stellen oder löschen.

Falls dies nicht die Ursache ist, wenden Sie sich an den ILIAS-Support unter ilias-helpdesk@uni-koeln.de. Geben Sie uns bitte folgende Informationen: Die LV-Nummer und die Links zu beiden Kursen in ILIAS.
6.2| Doppelte Gruppen
Sofern Gruppen nicht zusammen gefügt wurden, liegt das wahrscheinlich an einer Umbenennung des Gruppennamens in KLIPS 2.

Wenden Sie sich an den ILIAS-Helpdesk unter ilias-helpdesk@uni-koeln.de. Geben Sie die LV-Nummer sowie den Link zum ILIAS-Kurs an.
6.3| Dozierende, die korrekt eingepflegt sind, fehlen im Kurs
Dozierende müssen sich in KLIPS 1 einmal selbstständig eingeloggt haben, damit die Übertragung von KLIPS 1 zu ILIAS funktioniert.

In KLIPS 2 müssen Dozierende einer Organisationseinheit zugeordnet sein. Sollte dies nicht der Fall sein, werden sie nicht übertragen.

Desweiteren kann es gerade bei Neuanstellungen zu Problemen mit der Übertragung von Personal-Datensätzen kommen. Senden Sie uns dann eine Mail an ilias-helpdesk@uni-koeln.de.
6.4| Studierende, die zugelassen sind bzw. einen Fixplatz haben, fehlen im Kurs
Sollten Sie mit Ihrem Bewerber-Account in KLIPS 2 Belegungen vorgenommen haben, so kann dies zu Problemen führen. Senden Sie uns eine Mail an ilias-helpdesk@uni-koeln.de unter Angabe der LV-Nummer.

Ebenso kann es bei Erasmus-Studierenden zu Verzögerungen beim Übertrag kommen. Kontaktieren Sie unseren Helpdesk per Mail.
Telefon: (0221) 470 - 1359

Mail: ilias-helpdesk@uni-koeln.de

Persönlich: Support-Büro im SSC 

Wir sind von Montag bis Freitag von 10 bis 15 Uhr für Sie erreichbar.